Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Приказ о возмещении расходов сотруднику». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Прежде чем будет осуществлена выдача средств в подотчет на карту сотрудника с назначением платежа, отвечающим этой цели, должна быть соблюдена обязательная процедура, предшествующая такой выплате. Заключается она в принятии решения о необходимости выдачи средств на командировочные или хозрасходы руководителем юрлица. Это решение следует оформить документально: либо приказом, либо положительной резолюцией на заявлении работника о выплате (п. 6.3 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).
Ошибки, которые допускаются во время заполнения документа
Чаще всего, заполняя приказ, специалист может допустить такие ошибки:
- неправильно написать название организации;
- не проставить или написать неправильно дату составления документа;
- не указать регистрационный номер;
- не написать компенсируемую сумму прописью;
- неправильно написать ФИО сотрудника, которому необходимо возместить расходы;
- не указать должность;
- не указать ответственное лицо;
- внести поправки простым карандашом или ручкой другого цвета;
- написать текст неразборчивым почерком;
- сделать много исправлений в документе;
- сделать орфографические ошибки;
- неправильно указать сумму, которую необходимо возместить;
- искусственно состарить документ;
- затереть ластиком текст.
Как отразить возмещение сотруднику в бухучете?
После одобрения сделки руководством и формирования служебной записки на возмещение расходов (образец с подробными рекомендациями представлен здесь: business-trip.online) нужно правильно отразить операцию в бухучете.
Недопустимо использование счета 71, так как он применяется для расчетов с подотчетными лицами. В соответствии с приказом Минфина № 94 такие ситуации нужно отражать на счете 73.
Возмещение расходов из кассы возможно с применением проводки: Дт 73 Кт. 50; принятие к учету НДС — Дт 19 Кт 73, а факт получения товаров — Дт 10 Кт 73.
Важно! Компенсация расходов на цели хозяйственной деятельности предприятия не может быть отнесена к экономической выгоде сотрудника. Эта выплата не является доходом, поэтому исчисление НДФЛ недопустимо.
Впервые для хозяйствующих субъектов обязанность указывать такие коды была установлена с 01.06.2020 Положением Банка России от 19.06.2012 № 383-П. В дальнейшем аналогичные правила оказались отражены в реквизит 20 Приложения 1 и реквизит 15.5 Приложения 12 к Положению (то есть, соответственно, в платежном поручении и платежном распоряжении).
Принято Указание от 25.03.2022 № 6104-У, которым и внесены изменения в Положение.
Список кодов теперь выглядит так:
|
Код вида дохода |
Значение реквизита |
|
1 |
Перевод денежных средств, являющихся заработной платой и (или) иными доходами, в отношении которых ст. 99 Федерального закона № 229-ФЗ установлены ограничения размеров удержания |
|
2 |
Перевод денежных средств, являющихся доходами, на которые в соответствии с п. 1 ст. 101 Федерального закона № 229-ФЗ не может быть обращено взыскание и которые имеют характер периодических выплат, за исключением доходов, к которым в соответствии с п. 2 ст. 101 Федерального закона № 229-ФЗ ограничения по обращению взыскания не применяются |
|
3 |
Перевод денежных средств, являющихся доходами, к которым в соответствии с п. 2 ст. 101 Федерального закона № 229-ФЗ ограничения по обращению взыскания не применяются и которые имеют характер периодических выплат |
|
4 |
Перевод денежных средств, являющихся доходами, на которые в соответствии с п. 1 ст. 101 Федерального закона № 229-ФЗ не может быть обращено взыскание и которые имеют характер единовременных выплат, за исключением доходов, к которым в соответствии с п. 2 ст. 101 Федерального закона № 229-ФЗ ограничения по обращению взыскания не применяются |
|
5 |
Перевод денежных средств, являющихся доходами, к которым в соответствии с п. 2 ст. 101 Федерального закона № 229-ФЗ ограничения по обращению взыскания не применяются и которые имеют характер единовременных выплат |
Возмещение расходов по командировке
Также часто возникают ситуации, когда сотрудник направляется в командировку без выдачи подотчетных сумм, а по возвращении получает возмещение своих расходов. В таком случае мы придерживаемся той же стратегии, то есть не считаем такого сотрудника подотчетным лицом, и отчитываться он должен не по авансовому отчету, а по указанному в предыдущей части статьи отчету об израсходованных средствах. Так, в п. 26 положения о командировках, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, говорится об авансовом отчете как о документе, подтверждающем использование денег, выданных заранее до поездки. Кстати, не стоит забывать о включении в отчет суточных за каждый день командировки. Возмещение суточных гарантирует ст. 168 ТК РФ. К отчету об израсходованных средствах прикладывается заявление на возмещение расходов, далее издается приказ руководителя на возмещение.
Узнайте как возместить работнику расходы в иностранной валюте по загранкомандировке, получив бесплатный пробный доступ к КонсультантПлюс.
В настоящее время все унифицированные формы не являются обязательными (п. 4 ст. 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Для составления формы отчета об израсходованных средствах можно модифицировать форму авансового отчета АО-1.
Скачать форму отчета вы можете у нас на сайте — см. .
Бухучет возмещения расходов сотруднику
После того как сотрудник получил одобрение расходов от руководителя и представил все оправдательные документы, операция должна быть отражена на счетах бухучета. Как уже было установлено выше, возмещение расходов при невыдаче аванса нельзя назвать расчетами с подотчетными лицами, поэтому счет 71 использовать не следует. В плане счетов, утвержденном приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н, следующим по порядку идет счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Его-то и предлагается использовать в описываемой ситуации:
Дт 10, 20, 26, 44 Кт 73 — оприходованы товары, работы услуги, оплаченные сотрудником;
Дт 19 Кт 73 — принят к учету входящий НДС;
Дт 73 Кт 50 — возмещены из кассы понесенные сотрудником расходы.
Перевод подотчета на карту сотрудника с расчетного счета
При перечислении подотчетных денег на карту сотрудника в поле (24) платежного поручения наиболее емко указывайте их назначение. Тогда при получении налоговых запросов будет легче найти все подтверждающие документы (заявления, приказы, авансовые отчеты). К примеру:
«Выдача под отчет на покупку проездных билетов по заявлению от 26.10.20ХХ № 124».
Все остальные реквизиты заполняются в обычном порядке.
С правилами и образцом заполнения платежных поручений ознакомьтесь в этой статье.
В законодательстве РФ нет ни запретов, ни четких инструкций по предоставлению подотчета на карту сотрудника. Поэтому организации и ИП должны сами определять порядок выдачи подотчета на карту. Основная цель этого порядка — документальное подтверждение правомерности выдачи и надлежащего использования подотчетных сумм. Иначе выданный на карту подотчет будет отнесен проверяющими органами к налогооблагаемому доходу сотрудника.
Денежные средства под отчет перечисляются либо на хозяйственно-операционные расходы, либо на расходы, связанные со служебными командировками.
Список сотрудников, которые имеют право получать денежные средства под отчет, устанавливаются Приказом компании.
Денежные средства перечисляются под отчет независимо от наличия задолженности подотчетного лица по предыдущим подотчетным суммам.
Физические лица, подписавшие с АО «Лютик» договор гражданско-правого характера на выполнение работ или оказание услуг в период действия этого договора, также имеют право получать денежные средства под отчет из кассы АО «Лютик».
Для того чтобы исключить возможные проблемы с банком, при перечислении подотчетных сумм на карточку работника в платежном поручении необходимо в поле 24 «Назначение платежа» указать «Перечисление средств под отчет на оплату хозяйственных расходов».
Такая формулировка позволить исключить налоговые риски, ведь при налоговых проверках, денежные средства, перечисленные как подотчетные, на банковские карты сотрудников, налоговые органы могут квалифицировать как заработную плату. Соответственно на эти суммы, по мнению налоговых органов, могут быть начислены НДФЛ и страховые взносы.
Несмотря на то что выдача в подотчет на карту работника регулируется Указаниями Банка России от 11.03.2014 №3210-У и относится к кассовым операциям, то есть к операциям с наличными деньгами, Минфин и Казначейство России в совместном письме N 02-03-10/37209, N 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.2013 подтвердили возможность осуществлять ее с помощью безналичного расчета — путем перечисления на личную или зарплатную карточку подотчетного лица, работника организации.
Однако такое допущение сопровождалось соблюдением ряда условий:
- возможность безналичной выдачи подотчет должна быть предусмотрена в учетной политике организации;
- чтобы поступившие суммы физлицу не признали доходом, а также чтобы обеспечить «прозрачность» банковских операций, оформляя платежное поручение на подотчетные суммы на карту сотрудника, назначение платежа обязательно должно содержать указание, что перечисляемые средства являются подотчетными. Назначение платежа в подотчет на карту (образец формулировки): «Аванс на хозяйственные нужды»;
- сотрудник должен написать заявление о своем согласии на такое перечисление, в котором в обязательном порядке указываются банковские реквизиты счета его карточки;
- к авансовому отчету, как и при наличных перечислениях, должны быть приложены документы, подтверждающие расходы.
Получив подотчетные деньги на счет своей банковской карты, подотчетник может рассчитываться за произведенные расходы как непосредственно с ее счета, так и наличными. Денежные средства на личном счете никак не обосабливаются, на них не распространяются правила спецсчетов — физлицо вправе распоряжаться ими по своему усмотрению: обналичивать или рассчитываться безналом.
Это логично, так как получение денег в подотчет обязывает физлицо потратить эту сумму в соответствии с целями, на которые они получены, отчитаться за них и при необходимости возвратить неиспользованную сумму работодателю в пределах установленного срока. Все, как и при выдаче наличных, никаких новых требований по расходованию безнала нет.
Учитывая, что все поступления на счет физлица становятся формально его собственностью, лучше заранее поинтересоваться об имеющихся в отношении подотчетника открытых исполнительных производств, так как все поступления в таком случае будут списываться в оплату задолженностей. Это, конечно, не снимет с него обязанности отчитаться за расходование подотчетных сумм.
Разбираемся с новыми правилами для подотчета
| Проводка | Расшифровка |
| Дт 71 Кт51 | 71 счет –расчеты с подотчетными лицами 51 – расчетный счет Операция говорит о перечислении средств с расчетного счета физическому лицу |
| Дт 26 Кт71 | 26сч.-общехозяйственные расходы Отражены расходы по авансовому отчету |
| Дт 71 Кт50(51) | При наличии перерасхода |
| Дт 50 Кт71 | Наличность возвращена в кассу |
| Дт 51 Кт71 | Сотрудник перевел излишки на расчетный счет организации |
| Дт 70 Кт 71 | Сумма удержана из з/п сотрудника в счет авансового отчета |
Долгое время перевод подотчетных сумм на зарплатную карточку сотрудника считался делом рискованным. ИФНС часто расценивала такие перечисления как выплату зарплаты и облагала их НДФЛ. Фонды, в свою очередь, доначисляли взносы. Однако после публикации письма Минфина от 5 октября 2012 г. № 14-03-03/728 ситуация изменилась: фактически министерство разрешило выдавать подотчет безналом.
При каких обстоятельствах покупатель не обладает правом требования возмещения понесенных расходов?
Существует несколько категорий товаров, осуществить возврат которых невозможно, если изделие ненадлежащего качества.
Перечень определен Правительством РФ и выглядит так:
- Товар можно отнести к категории продовольственной продукции;
- Это косметика или парфюмерия;
- Продажа товара осуществляется с помощью метражей: ткань, штук, линолеум и др.;
- Входит в число средств, предназначенных для личной гигиены: от зубной щетки до расчески;
- Товары медицинского назначения, лекарства и аппараты;
- Различные ювелирные украшения, либо же изделия из драгоценных металлов;
- Патроны и оружие;
- Яды и различные средства бытовой химии;
- Нижнее белье, чулки и носки;
- Мебельные гарнитуры;
- Приобретенные представители флоры и фауны;
- Печатные изделия: книги, брошюры, календари и т.д.;
- У товара есть свой гарантийный срок, он также имеет бытовое назначение.
Необходимость правильного назначения платежа подотчетному лицу в платежке
Организации могут выдавать сотрудникам подотчетные суммы путем перечисления средств на их карточные счета в банке, причем карта может быть как личной, так и корпоративной. И хотя законодательно напрямую возможность безналичного подотчета не прописана, в письме Минфина РФ от 25.08.2014 № 03-11-11/42288 имеется четкое разрешение на проведение указанных операций.
Узнайте о внутреннем документе компании, описывающем нюансы расчетов с подотчетными лицами, из материала «Положение о расчетах с подотчетными лицами – образец».
При этом самое главное, на что следует обращать внимание, — правильное оформление в платежном поручении поля «Назначение платежа».
О роли реквизита «Назначение платежа» узнайте из этой публикации.
Возможен вариант, когда реквизиты для перечисления указаны верно, а в поле назначения содержатся ошибки. Это может обернуться для организации дополнительными расходами либо аннулированием платежного поручения. Об этом поговорим далее.
О нюансах «подотчетной» работы бухгалтера можно узнать в статье «Обязанности бухгалтера по расчетам с подотчетными лицами».
Необходимость правильного назначения платежа подотчетному лицу в платежке
Организации могут выдавать сотрудникам подотчетные суммы путем перечисления средств на их карточные счета в банке, причем карта может быть как личной, так и корпоративной. И хотя законодательно напрямую возможность безналичного подотчета не прописана, в письме Минфина РФ от 25.08.2014 № 03-11-11/42288 имеется четкое разрешение на проведение указанных операций.
Узнайте о внутреннем документе компании, описывающем нюансы расчетов с подотчетными лицами, из материала «Положение о расчетах с подотчетными лицами – образец».
При этом самое главное, на что следует обращать внимание, — правильное оформление в платежном поручении поля «Назначение платежа».
О роли реквизита «Назначение платежа» узнайте из этой публикации.
Возможен вариант, когда реквизиты для перечисления указаны верно, а в поле назначения содержатся ошибки. Это может обернуться для организации дополнительными расходами либо аннулированием платежного поручения. Об этом поговорим далее.
Подотчет на карту сотрудника заявление
В заявлении указывается номер банковского счета сотрудника. Сотрудник вправе сам выбрать банк для перечисления зарплаты. Об этом он должен известить работодателя в письменной форме не позднее чем за пять рабочих дней до выплаты зарплаты. Об этом сказано в части 3 статьи 136 Трудового кодекса РФ.
Все иностранные граждане, которые собираются приехать в Россию более чем на неделю, должны пройти миграционный учет по месту пребывания, то есть обратиться в органы ГУВМ (ранее ФМС) и зарегистрироваться. Но для граждан Белоруссии действуют немного другие правила, которые рассмотрим ниже.
Работник, являющийся подотчетным лицом, имеет полное право не возвращать выданные деньги до окончания установленного периода. Досрочный возврат неиспользованных подотчетных финансов происходит в двух случаях:
- по личной инициативе трудящегося;
- при увольнении под отчетного работника.
Многие граждане России живут не по месту постоянной прописки. Когда появляется необходимость получить загранпаспорт, то часто возникает вопрос: не станет ли отсутствие постоянной регистрации препятствием к получению документа? В этом случае законодательство полностью на стороне гражданина. Дорогие читатели!
Порядок выдачи денежных средств в подотчет на карту сотрудника
Порядок расчетов с подотчетниками, в том числе возможность перечисления подотчетных средств в безналичном порядке, рекомендуется прописать в учетной политике предприятия. Деньги под отчет выдаются работнику по его заявлению либо на основании распорядительного документа (приказа, распоряжения) руководителя предприятия. В них прописываются цель выдачи денежных средств, срок, на который они выдаются.
Приказом, как правило, оформляется распоряжение руководства на выдачу денежных средств на расходы при отправке сотрудника в командировку.
Бланк заявления на подотчет также стоит разработать и утвердить распорядительным документом. Это позволит избежать ошибок в его оформлении. Заявление сотрудника должно быть обязательно подписано руководителем.
Заполняем платежное поручение на подотчет
Пошаговая инструкция заполнения платежного поручения наглядно представлена в статье «Образец заполнения платежного поручения в 2021 году». Рассмотрим, как заполнить платежку в подотчет на конкретном примере.
Секретарь ГБОУ ДОД ДЮСШОР «АЛЛЮР» Печатина И.А. написала заявление на выдачу подотчетных денег на приобретение канцелярских товаров (5000,0 рублей) и оплату интернет-услуг (1500,0 рублей). На основании приказа руководителя бухгалтер составил платежные поручения.
Обратите внимание, что при формировании платежки в учреждении бюджетной сферы порядок заполнения поля 24 «Назначение платежа» несколько отличается от общепринятых правил. То есть бюджетники обязаны в поле указывать расходный код бюджетной классификации.
Бухгалтерские проводки по авансовым отчетам
| Проводка | Расшифровка |
| Дт 71 Кт51 | 71 счет –расчеты с подотчетными лицами
51 – расчетный счет Операция говорит о перечислении средств с расчетного счета физическому лицу |
| Дт 26 Кт71 | 26сч.-общехозяйственные расходы
Отражены расходы по авансовому отчету |
| Дт 71 Кт50(51) | При наличии перерасхода |
| Дт 50 Кт71 | Наличность возвращена в кассу |
| Дт 51 Кт71 | Сотрудник перевел излишки на расчетный счет организации |
| Дт 70 Кт 71 | Сумма удержана из з/п сотрудника в счет авансового отчета |