Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Сколько хранятся платежные документы: сроки хранения». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Обратите внимание: для сроков, которые зависят от даты оформления документов, используется обозначение «50/75 лет». 50 календарных лет должен храниться документ, оформленный после 2003 года, 75 лет — оформленный до 2003 года. Срок хранения с отметкой «ЭПК» означает, что после его истечения документ может быть отобран на постоянное хранение.
Что относится к данной категории
Платежные документы являются одним из видов первичной документации, подтверждающим факт оплаты компанией товаров или услуг контрагентов, и включают:
- кассовый чек. Он выдается при помощи кассы, которая обязательна к применению для всех организаций, принимающих оплату наличными и банковскими картами. Все чеки передаются в налоговую через оператора фискальных данных (ОФД);
- товарный чек (или товарная накладная). Это документ, подтверждающий не только оплату определенной суммы, но и покупку конкретного товара или группы товаров;
- платежное поручение. Данный документ подтверждает перевод денежных средств по определенным реквизитам через интернет-банк. Платежное поручение может быть связано с оплатой услуг контрагента или касаться уплаты налогов;
- платежное требование. Оно оформляется, если у одной организации есть какие-либо финансовые требования по отношению к другой, например поставщик требует оплатить какие-либо товары;
- бланк строгой отчетности. Это аналог кассового чека, применяемый в случае отсутствия кассового аппарата.
Какие задачи решает электронный архив
Электронный архив – технология успешного бизнеса, поскольку внедрение этой системы в рамках организации позволяет решить целый ряд задач: приведение архива в полный порядок согласно заданным параметрам, снижение рисков, связанных с различными проверками, и повышение уровня защиты банковских документов, уменьшение общих затрат на ведение бизнеса и улучшение эффективности рабочего дня.
Организация структурированного хранения
Зачастую, перед тем как приступать к непосредственной оцифровке банковского архива, необходимо задать ему четкую систему координат, то есть навести порядок. Для чего это нужно? Структурированное хранение позволит решить сразу несколько задач. В первую очередь, упорядоченная система (пока еще) бумажных документов поможет облегчить поиски в физическом архиве в том случае, если потребуется оригинал на бумаге. Руководитель или ответственное лицо всегда будут иметь представление о том, сколько документов, относящихся к одному подразделению или типу договоров, хранится у него в архиве. Кроме того, при создании электронного архива наличие четкой структуры упростит и, следовательно, ускорит процесс внедрения системы, поскольку часть работы по структурированию уже была выполнена на подготовительном этапе.
Срок хранения платежных поручений в организации
ВажноВ течение этого срока будьте готовы в любой момент предъявить их проверяющим. Также см. «Сроки хранения счетов-фактур с 1 октября 2021 года: что изменилось». Банковская выписка – это первичка? Обычно срок хранения документа зависит от его правового статуса. ИнфоНапример, первичка это или нет. Вот недавнее мнение Верховного Суда РФ по поводу банковских выписок по движению денежных средств по счетам (определение от 30.01.2017 № 307-ЭС16-19374 по делу № А56-73410/2015): Банковские выписки не являются первичной бухгалтерской документацией по смыслу Закона о бухучете, поэтому на общество не возложена обязанность по их хранению. Эти выписки общество не составляет, руководитель и главный бухгалтер организации не подписывают. Указанные выписки предоставляют банки. Они содержат информацию, предоставляемую кредитными организациями.
Общепринятые периоды хранения:
- первичных документов, бланков – не менее 3 лет;
- кассовых документов, подлежащих финансовому мониторингу (информация о финансовых операциях), – 5 лет;
- расчетные и платежные ведомости – 75 лет (если нет лицевого счета).
Не допускается изъятие дел по окончании периода хранения, без проведения проверки налоговой службой за указанный период. Решение об уничтожении или переводе дел в раздел архивных принимает специальная комиссия.
Таблица со сроками хранения документов в организации
Чтобы вам было проще ориентироватьcя в сроках, мы составили таблицу.
|
Наименование документа |
Срок |
Пункт Перечня* |
|---|---|---|
|
Годовая бухгалтерская отчетность |
Постоянно |
351 |
|
Квартальная бухгалтерская отчетность |
5 лет. При отсутствии годовых — постоянно |
351 |
|
Месячная бухгалтерская отчетность |
1 год. При отсутствии годовых и квартальных — постоянно |
351 |
|
Передаточные акты, разделительные, ликвидационные балансы, пояснительные записки к ним |
Постоянно |
353 |
|
Аналитические документы (таблицы, доклады) к годовой бухгалтерской отчетности |
5 лет |
354 |
|
Отчеты по субсидиям, субвенциям, полученным из бюджетов: 1) годовые 2) полугодовые, квартальные |
Постоянно 5 лет |
357 |
|
Документы учетной политики (рабочий план счетов, формы первичных учетных документов и др.) |
5 лет |
360 |
|
Регистры бухгалтерского учета |
5 лет — при условии проведения проверки |
361 |
|
Первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, авансовые отчеты и др.) |
5 лет — при условии проведения проверки |
362 |
|
Счета-фактур, декларации, расчеты |
4 года |
368 |
|
Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов |
5 лет после замены новыми |
380 |
|
Заявления, распоряжения, справки-графики, акты об оплате, размене, приеме-передаче векселей |
5 лет |
387 |
|
Справки, акты, обязательства, переписка о недостачах, растратах, хищениях |
5 лет |
410 |
|
Протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентаризационные описи, списки, акты, ведомости об инвентаризации товарно-материальных ценностей (движимом имуществе) |
5 лет — при условии проведения проверки |
427 |
|
Протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентаризационные описи, списки, акты, ведомости об инвентаризации прочих активов и обязательств, а также инвентаризационные описи ликвидационных комиссий |
Постоянно |
427 , 428 |
|
Книги, журналы, карточки учета основных средств |
5 лет после ликвидации основных средств — при условии проведения проверки |
459 |
|
Книги, журналы, карточки учета договоров и актов о приеме-передаче имущества |
Постоянно |
459 |
|
Книги, журналы, карточки учета приходно-расходных кассовых документов (счетов, платежных поручений) |
5 лет — при условии проведения проверки |
459 |
|
Книги, журналы, карточки учета подотчетных лиц |
5 лет |
459 |
Документы по личному составу, созданные до 2003 года К таким документам относятся:
|
Не менее 75 лет со дня создания | Федеральный закон от 02.03.2016 N 43-ФЗ |
| Документы по личному составу, созданные начиная с 2003 года | Не менее 50 лет со дня создания | Федеральный закон от 02.03.2016 N 43-ФЗ |
Порядок списания и уничтожения чековой книжки
Отдельно учет чековых книжек в НПД не прописан.
К чековым книжкам применяются общие правила учета и хранения бланков строгой отчетности (БСО).
Учитывать чековые книжки нужно на забалансовом счете 03, при поступлении нужно оформить проводку
Дебет 03
При выбытии Кредит 03.
Аналитический учет по забалансовому счету 03 (в том числе и чековых книжек) ведите в книге учета бланков строгой отчетности (ф. 0504045).
Списание израсходованных чековых книжек производите на основании акта о списании бланков строгой отчетности по форме № 0504816.
Срок хранения неиспользованных чековых книжек также не прописан, хранить их можно по общему правилу – 5 лет.
После окончания срока хранения неиспользованные чековые книжки можно уничтожить (также как и другие документы с истекшим сроком хранения).
Уничтожение неиспользованных чековых книжек оформляется Актом, который готовит экспертная комиссия, а утверждает руководитель организации.
Следует оформить Приказ о создании комиссии для уничтожения документов (см. например, «Приказ о создании комиссии для уничтожения бланков родовых сертификатов с истекшим сроком хранения»).
Затем следует оформить Акт уничтожения документов.
Унифицированной формы такого Акта нет, поэтому организация должна разработать свою форму и закрепить ее использование в учетной политике.
Приведем примерную форму Акта на уничтожение документов.
УТВЕРЖДАЮ Директор ГУ «Альфа»
АКТ
о перечне документов, подлежащих уничтожению
Комиссия в составе:
Председателя комиссии — главного бухгалтера
Членов комиссии:
Заместителя директора —
Юриста -.
Кладовщика —
Секретаря —
составила настоящий Акт о том, что в результате проведенной экспертизы подлежат уничтожению следующие документы, срок хранения которых истек 1 января 2013 года:
1. Главная книга за 2007г.;
2. Документы по учету кассовых операций за 2007 г. (12 папок);
3. Авансовые отчеты за 2007 г. (10 папок);
4. Чековые книжки за 2008 г. (2 штуки);*
5. Банковские документы за 2007 г. (3 папки);
Председатель комиссии
Секретарь
Далее, документы, подлежащие уничтожению, пересчитываются комиссией и упаковываются либо в коробки, либо в мешки.
Затем документы следует уничтожить.
Как правило, документы сжигаются.
Также можно использовать шредер – уничтожитель бумаг.
После уничтожения документов следует составить документ о физическом уничтожении документации.
Обычно для этих целей используется также самостоятельно разработанная форма Акта, примерная форма которого может выглядеть следующим образом:
АКТ
об уничтожении документов с истекшим сроком хранения
Комиссия в составе:
Председателя комиссии —
Членов комиссии:
Заместителя директора —
Юриста —
Кладовщика -.
Секретаря —
составила настоящий Акт о том, что документы, указанные в перечне, утвержденном Актом от 23.08.2013 г., сожжены в присутствии всех членов Комиссии.
Председатель комиссии
Члены комиссии:
Заместитель директора
Юрист
Кладовщик
Секретарь
Также для информации приведен Приказ 199н, в котором описан возврат денежных чековых книжек с оставшимися неиспользованными денежными чеками и корешками.
Обязательно нужно хранить платежные поручения
Документы (расчеты, сведения, заявления, решения, списки, ведомости, переписка)об освобождении от оплаты по налогам, предоставлении льгот, кредитов, отсрочек уплаты или отказе в ней по налогам, акцизным и другим сборам 5 лет Документы о зачислении налоговых поступлений в бюджеты разного уровня и во внебюджетные фонды, задолженности по ним 5 лет Отчеты об исполнении сметы расходов: сводные годовые Постоянно годовые Постоянно квартальные 5 лет При отсутствии годовых -постоянно Иная документация по ведению производственно-хозяйственной деятельности: Синтетические, аналитические, материальные счета бухгалтерского учета 5 лет Документы (планы, отчеты, протоколы, акты, справки, докладные записки, переписка)о проведении документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности, контрольно-ревизионной работе,в том числе проверке кассы, правильности взимания налогов и др.
Документы о представлении работников к награждению правительственными наградами и журналы (книги) учета сотрудников, награжденных правительственными и ведомственными наградами 75 лет 48 Статистические отчеты, сведения о численности, составе, движении, учете кадров, работников, занимающих должности руководителей и специалистов, профессиональном обучении кадров, повышении квалификации Постоянно 49 Документы (акты, протоколы, заключения) аварийных комиссий, связанных с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами Постоянно 50 Сводные, расчетные, платежные ведомости на выдачу заработной платы, дивидендов по акциям кредитной организации 5 лет 51 Документы о выплате пенсий, пособий по государственному социальному страхованию, книги учета депонированной заработной платы, регистрации исполнительных листов 5 лет 52 Справки на получение льгот по налогам 5 лет VII.
Однако из Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков храненияследует, что сводные расчетные (расчетно-платежные) ведомости (табуляграммы) и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат должны храниться: Статья: Нормативное правовое обеспечение в сфере архивного дела: современное состояние и перспективы развития(Кирилловых А.А.)(«Право и экономика», 2016, N 3) В ряде случаев распоряжения Министерства финансов и положения Банка России позволяют отказаться от бумажной формы документов, что, например, относится к платежным поручениям в банковской сфере.
Статистические отчеты о кредитовании населения и юридических лиц Постоянно 75 Кредитные дела заемщиков: кредитные заявки, кредитные договоры, срочные обязательства на возврат кредита и уплату процентов по нему, дополнительные соглашения, документы по проверке целевого использования кредита, карточки с образцами подписей и печати, переписка; документы, дающие право на получение кредита и подтверждающие платежеспособность юридических лиц (копии уставов, лицензий, свидетельств о регистрации, справки о составе оборотных средств, бухгалтерские отчеты и балансы с приложениями, статистические отчеты) 5 лет 76 Ежедневные сведения об оборотах по ссудным счетам заемщиков 5 лет 77 Ежемесячные сведения об остатках по ссудным счетам заемщиков 5 лет 78 Ведомости срочной и просроченной задолженности по кредитам 5 лет 79 Журналы регистрации кредитных договоров, в т.ч.
Закона № 402-ФЗ установлено, что первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года. При этом документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению субъектом не менее 5 лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз (ч.
2 ст. 29 Закона № 402-ФЗ). В соответствии с ч. 3 ст.
В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения Бухгалтерские учетные регистры(главная книга, журналы-ордера разработочные таблицы и др.) 5 лет При условии завершения ревизии (проверки).В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения Первичные документы и приложения к ним,зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, корешки к ним, счета-фактуры, накладные и авансовые отчеты и др.).
Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы;приложения, пояснительные записки к ним Постоянно Аналитические документы (таблицы, записки, доклады)к годовым балансам и отчетам Постоянно Переписка об утверждении и уточнении балансов и отчетов 5 лет Документы (протоколы, акты, заключения)о рассмотрении и утверждении балансов и отчетов Постоянно Квартальные — 5 лет Сообщения (свидетельства) о постановке на учет в налоговых органах 5 лет после снятия с учета Отчеты по перечислению денежных сумм по государственному и негосударственному страхованию(пенсионному, медицинскому, социальному, занятости) Постоянно Отчеты по налогам: Годовые Постоянно Квартальные 5 лет При отсутствии годовых -постоянно Месячные 1 год При отсутствии квартальных — 5 лет Документы (расчеты, справки, таблицы, сведения)о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней.
Срок хранения банковских выписок
ЭПК договоры о материальной ответственности 5 лет после увольнения материально-ответственного лица документы (протоколы заседанийинвентаризационных комиссий,ведомости) об инвентаризацииосновных средств, имущества,зданий и сооружений,товарно-материальных ценностей 5 лет при условии завершения ревизии (проверки). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения документы (счета, справки,переписка и др.) по финансовымвопросам благотворительнойдеятельности 5 лет ЭПК По учету кадров, оплаты труда и т.п.
лицевые счета работников 75 лет ЭПК положения о премировании работников 5 лет ЭПК. Эти документы хранятся пять лет после замены новыми документы (сводные расчетные(расчетно-платежные) ведомости(табуляграммы) на выдачузаработной платы, пособий,гонораров, материальной помощи идр.
Документы налогового учета
К этой группе относятся все документы, которые содержат информацию для исчисления налога (акты, накладные, чеки, квитанции и т.д, а также КУДиР) и платёжки на уплату налога, которые подтверждают факт его перечисления. Общее правило для хранения таких документов установлено в Налоговом Кодексе (пп.8 п.1 ст. 23): налоговые документы должны храниться в течение 4 лет. Иных комментариев по поводу расчета срока хранения документов не содержится, поэтому можно его рассчитывать со следующего дня составления документа.
Иногда документы следует хранить больше, чем 4 года. Например, если списывается приобретенное основное средство, — тогда срок хранения документов следует отсчитать с момента полного признания данного основного средства в расходах. Так же при переносе убытков на будущие периоды необходимо сохранять все подтверждающие документы в течение всего срока, когда убыток будет учитываться при расчете налога.
Срок хранения платежных поручений в организации
Насчет хранения платежных поручений разночтения нет. Эксперты сходятся во мнении, что они соответствуют понятию первичных банковских документов, которые упомянуты в п. 362 Приказа Минкультуры РФ № 558 – со сроком хранения не менее пяти лет. В отличие от банковской выписки, где отражены действия банка, в ПП выражена воля клиента, решившего определенным образом распорядиться своими денежными средствами. Этот документ является основанием для их списания, а БВ лишь подтверждает, что оно было произведено.
Для полной палитры мнений следует сослаться на письмо Минфина РФ № 03-11-06/2/72657 от 06.12.2016. В заключительном абзаце говорится, что и платежные поручения, и банковские выписки ведомство считает первичными учетными документами. Как уже отмечалось, это означает, что срок хранения платежных поручений и выписок по движению средств на расчетном счете составляет минимум 5 лет. Ведомственные письма не являются нормативными правовыми актами, а лишь излагают позицию государственного органа по тому или иному вопросу. Но ее можно учесть, готовясь к визиту налоговых инспекторов.
Печатать выписки или можно хранить их в электронном виде? Однозначного ответа до сих пор нет, как и нет закона, который запрещал бы компаниям хранить сведения по счету в электронном виде.
В законе «О Бухгалтерском учете» наоборот указано, что первичные документы можно хранить на компьютере.
Но что лучше: электронная или бумажная выписка? В пользу электронного документа свидетельствуют некоторые тенденции:
- некоторые банки оказывают услуги дистанционно и могут направлять информацию по счету через интернет;
- компаниям с несколькими счетами проще систематизировать информацию и хранить ее на компьютере, чем размножать кипы бумаг в архиве;
- для хранения бумажных отчетов потребуется их сшить и подготовить опись, а электронный документ только сохранить в папке.
Компании, делающие выбор в пользу электронного документооборота, должны помнить о безопасности. Нельзя хранить сведения на сторонних серверах или в облачном хранилище. В этом случае информация может попасть к злоумышленнику. Лучше купить отдельный электронный носитель, на который будет посещен архив.
Сколько хранит выписки банк
Традиционно запрошенную выписку банк формирует в 2-х экземплярах. Первый выдают клиенту, а второй хранят в архиве кредитной организации.
При этом все выписки, которые по той или иной причине оказались не востребованы клиентами, банк хранит у себя 4 месяца. Потом оформляют соответствующий акт, и они идут на уничтожение.
В своих электронных реестрах данных банк держит выписки в течение срока хранения банковских выписок – 5 лет. При получении от клиента письменного запроса их находят в архиве, распечатывают и выдают на бумаге.
СОВЕТ При подписании договора на банковское обслуживание, обратите внимание на действующий в этой кредитной организации порядок выдачи банковских выписок. Учтите, что ответственность за получение выписок возложена на клиента банка.
Обязательно нужно хранить платежные поручения
Документы (расчеты, сведения, заявления, решения, списки, ведомости, переписка)об освобождении от оплаты по налогам, предоставлении льгот, кредитов, отсрочек уплаты или отказе в ней по налогам, акцизным и другим сборам 5 лет Документы о зачислении налоговых поступлений в бюджеты разного уровня и во внебюджетные фонды, задолженности по ним 5 лет Отчеты об исполнении сметы расходов: сводные годовые Постоянно годовые Постоянно квартальные 5 лет При отсутствии годовых -постоянно Иная документация по ведению производственно-хозяйственной деятельности: Синтетические, аналитические, материальные счета бухгалтерского учета 5 лет Документы (планы, отчеты, протоколы, акты, справки, докладные записки, переписка)о проведении документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности, контрольно-ревизионной работе,в том числе проверке кассы, правильности взимания налогов и др.
По общему правилу банковская выписка – это документ финансового характера, который выдаёт клиенту кредитное учреждение. В ней обычно находят отражение:
- состояние счета;
- движение денежных средств по нему за конкретный промежуток времени.
Банковская выписка – это первичка?
Обычно срок хранения документа зависит от его правового статуса. Например, первичка это или нет. Вот недавнее мнение Верховного Суда РФ по поводу банковских выписок по движению денежных средств по счетам (определение от 30.01.2017 № 307-ЭС16-19374 по делу № А56-73410/2015):
Банковские выписки не являются первичной бухгалтерской документацией по смыслу Закона о бухучете, поэтому на общество не возложена обязанность по их хранению.
Эти выписки общество не составляет, руководитель и главный бухгалтер организации не подписывают.
Указанные выписки предоставляют банки. Они содержат информацию, предоставляемую кредитными организациями. Законом не установлена необходимость внесения в выписки по банковскому счету сведений о получателях денежных средств и основаниях платежей.
Также см. «Банковская карточка с образцами подписей и оттиска печати».
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.
>Срок хранения банковских документов в 2021 году
Банковские документы организация должна хранить пять лет. Рассмотрим подробнее, какие документы называются банковские.
Срок хранения платежных поручений в организации
ВажноВ течение этого срока будьте готовы в любой момент предъявить их проверяющим. Также см. «Сроки хранения счетов-фактур с 1 октября 2021 года: что изменилось». Банковская выписка – это первичка? Обычно срок хранения документа зависит от его правового статуса. ИнфоНапример, первичка это или нет. Вот недавнее мнение Верховного Суда РФ по поводу банковских выписок по движению денежных средств по счетам (определение от 30.01.2017 № 307-ЭС16-19374 по делу № А56-73410/2015): Банковские выписки не являются первичной бухгалтерской документацией по смыслу Закона о бухучете, поэтому на общество не возложена обязанность по их хранению. Эти выписки общество не составляет, руководитель и главный бухгалтер организации не подписывают. Указанные выписки предоставляют банки. Они содержат информацию, предоставляемую кредитными организациями.
Общепринятые периоды хранения:
- первичных документов, бланков – не менее 3 лет;
- кассовых документов, подлежащих финансовому мониторингу (информация о финансовых операциях), – 5 лет;
- расчетные и платежные ведомости – 75 лет (если нет лицевого счета).
Не допускается изъятие дел по окончании периода хранения, без проведения проверки налоговой службой за указанный период. Решение об уничтожении или переводе дел в раздел архивных принимает специальная комиссия.