Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как заполнить путевой лист, чтобы подтвердить транспортные расходы?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Российское законодательство не классифицирует бланки путевых листов на какие-либо разновидности в зависимости от срока их заполнения. В качестве таких бланков российскими организациями и ИП, как правило, используются либо разработанные самостоятельно формы, либо утвержденные законодательно — постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. Общими требованиями к ним является наличие обязательных реквизитов и соблюдение порядка заполнения.
Путевые листы: изменения
Новые правила оформления путевых листов утвердил Минтранс. Им обязаны следовать юрлица и ИП, которые используют легковые машины, грузовики, автобусы, троллейбусы и трамваи.
Что изменилось?
-
Сведения о перевозке. В путевом листе появился новый обязательный реквизит — в этой графе надо отметить вид сообщения и перевозки. Это указано в письме Минтранса от 03.03.2021 № Д3-468-ПГ. Виды перевозок в путевом листе:
- регулярная перевозка пассажиров и багажа,
- перевозка пассажиров и багажа по заказу,
- организованная перевозка группы детей,
- перевозка пассажиров и багажа легковым такси,
- перевозка грузов,
- перевозка для собственных нужд.
Сколько действует путевой лист
Путевой лист выписывается на один рабочий день или рейс, если он превышает продолжительность смены. В течение дня один и тот же автомобиль может совершать несколько рейсов. В этом случае оформляется один документ перед первой поездкой, в нём отмечаются все рейсы за смену. Путевой лист грузового автомобиля, отправляющегося в командировку более чем на сутки, тоже выписывают один. В нём отмечают все передвижения для отслеживания маршрута и расхода топлива.
Если машиной пользуются несколько водителей, можно оформить путевой лист на каждого или один на всех. Во втором случае в нём отражаются данные каждого из них — сведения о машине остаются одни и те же — с обязательным разграничением срока использования. Например, Петров выезжал с 9:00 до 12:00, километраж такой-то, маршрут и прочие данные о его рейсе, а Сидоров с 14:00 до 18:00 — и также отразить сведения о его поездке. Свободная форма бланка позволяет его корректировать.
Путевой лист на несколько водителей
С 01.01.2021 обязательные реквизиты для путевых листов регламентированы приказом Минтранса от 11.09.2020 №368. В п. 10 данного приказа сказано: «Если в течение срока действия путевого листа транспортное средство используется посменно несколькими водителями, то допускается оформление на одно транспортное средство нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя».
Раз допускается отдельное оформление, значит, допускается и указание нескольких водителей в одном листе Главное в таком случае, чтобы была обеспечена идентификация отметок о предрейсовом (послерейсовом) медосмотре каждого из водителей. Для этого в применяемую форму путевого листа также требуется внести соответствующие дополнения.
Путевые листы 2022: изменения
Новые правила оформления путевых листов в 2021 году утвердил Минтранс. Им обязаны следовать юрлица и ИП, которые используют легковые машины, грузовики, автобусы, троллейбусы и трамваи.
Что изменилось?
-
Сведения о перевозке. В путевом листе появился новый обязательный реквизит — в этой графе надо отметить вид сообщения и перевозки. Это указано в письме Минтранса от 03.03.2021 № Д3-468-ПГ. Виды перевозок в путевом листе 2022 года:
- регулярная перевозка пассажиров и багажа,
- перевозка пассажиров и багажа по заказу,
- организованная перевозка группы детей,
- перевозка пассажиров и багажа легковым такси,
- перевозка грузов,
- перевозка для собственных нужд.
-
Сведения о транспортном средстве — надо указать марку транспорта и прицепа. Раньше указывали только тип и модель. В этой же графе надо вписать показания одометра при выезде с парковки и заезде на нее после смены. Раньше эти данные были не нужны.
-
Медосмотр и техконтроль. После проверки, если неполадок нет, ответственный сотрудник должен проставить отметку «Выпуск на линию разрешен».
По новым правилам заполнения путевого листа после медосмотра водителя надо поставить отметки «прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен» или «прошел послерейсовый медицинский осмотр».
-
Электронная форма журнала регистрации путевых листов — с 2021 года этот документ можно вести в электронном формате. Для этого потребуется усиленная квалифицированная электронная подпись. В бумажном варианте не забудьте пронумеровать и прошнуровать все страницы. Скачать журнал учета путевых листов 2022 года можно здесь.
Новый реквизит в путевом листе с 2021 года
Путевку 2021 года дополнили новым обязательным реквизитом — «Сведения о перевозке». В бланках 2020 года данную информацию отражать не требовалось.
Сведения о перевозке представляют собой две категории информации, которая позволяет идентифицировать:
Вид транспортной перевозки
Вид транспортного сообщения
Допустимые значения регламентированы ст. 5 Закона №259-ФЗ, это могут быть следующие виды перевозки:
- регулярные перевозки,
- перевозки по заказам,
- перевозки легковыми такси,
- прочее.
Категория транспортного сообщения отражается в путевом листе согласно положениям ст. 4 Закона №259-ФЗ, допустимые значения на 2021 год:
- городское,
- пригородное,
- междугородное,
- международное,
- иное.
Дополните текущий бланк путевки новым обязательным реквизитом. Обновленный бланк путевого листа утвердите отдельным приказом руководителя, либо включите в перечень приложений к учетной политике на 2021 год.
Важно! Если вы доработаете бланк, но не утвердите его локальным актом, у контролеров возникнут вопросы. Например, ФНС может «забраковать» такие путевки и не признать расходы ГСМ при налогообложении. В таком случае, налогоплательщик рискует получить требование об уплате недоимки (доначисление налога на прибыль).
Электронный регистр учета путевок
В 2021 году журнал регистрации выдачи путевых листов можно будет вести в электронной форме. Причем бумажный вариант ведения регистра не отмене. Организации или ИП вправе выбрать наиболее удобный способ регистрации выданных путевок. Решение рекомендуем прописать в учетной политике.
В зависимости от выбранного формата ведения журнала учета путевых листов, соблюдайте правила оформления:
Допускается вести электронный журнал с использование специализированных бухгалтерских программ или интернет приложений.
Цифровой документ должен быть удостоверен усиленной квалифицированной электронно-цифровой подписью.
Если вы решите вести регистр учета путевок в электронном формате придется соблюсти новое правило. Требуется обеспечить возможность печать цифрового реестра при необходимости. Например, по запросу контролеров.
Бумажный регистр ведите по стандартным правилам. Все страницы регистра должны быть прошиты и пронумерованы.
Исправления ошибок в журнале осуществляются в установленном порядке. Применение корректирующих средств (замазок, лент, подтирок) запрещено.
Новые правила регламентированы пунктами 17 и 18 нового Приказа Минтранс РФ №368.
Организация, находящаяся в Москве (адрес головного офиса: ул. Образцова, д. 17), использует в служебных целях легковой автомобиль Audi A6 2.6. Для учёта работы автомобиля организация использует типовую межотраслевую форму № 3 “Путевой лист легкового автомобиля”. Автомобиль работает с кондиционером в условиях городской черты (возможен простой в “пробках”). С учётом этих факторов базовая норма расхода бензина (10 л на 100 км) скорректирована на поправочные коэффициенты и установлена равной 13,2 л на 100 км.
5 июня 2006 года директор организации Фролов А. В. на автомобиле ездил в филиал, расположенный на ул. Покровка, д. 2, после этого к поставщику, который находится по адресу ул. Госпитальный вал, д. 5.
За этот день водитель автомобиля заполнил оборотную сторону путевого листа так, как показано в образце.
Помимо списания использованного горючего путевой лист в установленных случаях необходим для начисления заработной платы водителю. В этих целях раздел “Расчёт заработной платы” заполняется работниками бухгалтерии.
Если заработная плата водителю начисляется повременно, то её сумму указывают по строке “За часы, руб. коп.”. Для этого количество отработанных за день (смену) часов умножают на часовую тарифную ставку водителя.
Если же заработная плата водителя является сдельной, то бухгалтер сумму зарплаты отражает по строке “За километраж, руб. коп.”. Для этого количество километров, пройденных за день, умножают на сдельную ставку.
Что такое путевой лист и для чего он нужен
Путевой лист — это формуляр, подтверждающий право водителя использовать транспортное средство и служащий для учета и контроля работы транспортного средства и водителя. Согласно п. 2 ст. 6 закона «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» от 08.11.2007 № 259-ФЗ без оформления путевого листа запрещается использовать транспортное средство.
Форма путевого листа утверждена постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78, однако она не является обязательной (см. информацию Минфина России от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012). Начиная с 01.01.2013 налогоплательщики вправе разрабатывать свою форму путевого листа в соответствии с требованиями ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, а также при условии отражения в этом документе реквизитов, установленных приказом Минтранса РФ от 11.09.2020 № 368, к которым относят:- наименование и номер путевого листа;
- срок действия;
- сведения о собственнике транспортного средства, а именно: данные о названии, адресе, номере телефона и ОГРН;
- сведения о транспортном средстве, включая дату и время предрейсового (или предсменного) техосмотра;
- сведения о водителе;
- сведения о перевозке.
Приказ Минтранса №368 вступил в силу с 01.01.2021. Ранее обязательные реквизиты путевого листа были закреплены в приказе от 18.09.2008 №152.
О последних требованиях к обязательным реквизитам путевых листов узнайте в КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите в обзорный материал, чтобы узнать все подробности нововведений.
У налогоплательщиков, не относящихся к категории автотранспортных предприятий, путевой лист оформляется на каждый день либо на иной срок, не превышающий 1 месяца (см. также письмо Минфина РФ от 30.11.2012 № 03-03-07/51). Автотранспортные предприятия обязаны оформлять путевой лист ежедневно, исключением в данном случае является командировка.
Новые правила оформления путевых листов с 01.01.2021
Минтранс РФ официально опубликовал зарегистрированный Минюстом приказ №368 от 11.09.2020, которым обновил требования к обязательным реквизитам и порядок заполнения путевых листов. Документ вступает в силу 01.01.2021.
В приложении к приказу содержатся обновленные правила заполнения путевых листов, заменяющие утвержденные приказом Минтранса №152 от 18.09.2008. В путевках обновлены обязательные реквизиты:
- наименование и номер путевого листа;
- сведения о сроке действия путевого листа;
- сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
- сведения о транспортном средстве;
- сведения о водителе;
- сведения о перевозке.
Перечень обязательных реквизитов дополнен сведениями о перевозке, которые должны отражать информацию о видах сообщения (по городу, пригород, межгород, международное) и видах перевозок (пассажиры, грузы, по заказам). В реквизите «Сведения о транспортном средстве» теперь обязательно указывать его марку.
Когда и на какой срок заполняется путевой лист
Документ выдается либо на один день, либо на один рейс до выхода в рейс (Приказ N 368, пункт 9).
Если длительность рейса превышает продолжительность смены или рабочего дня, путевой лист будет действовать весь рейс.
Если в течение дня или смены рейсов несколько, оформить путевой лист нужно перед первым рейсом. Действовать такой путевой лист будет один день.
Если в ходе поездки управлять автомобилем будут несколько водителей поочередно, то перед рейсом путевой лист должен выписываться на каждого водителя отдельно.
Обычно форму заполняет диспетчер или другой уполномоченный сотрудник. Эта обязанность должна быть установлена приказом руководителя, так как работник несет ответственность за допущенные при оформлении ошибки.
Можно ли оформлять путевые листы за месяц
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Одновременно обращаем внимание на то, что указанные положения действуют только для автотранспортных организаций. Что касается остальных организаций, то они могут разработать свою форму путевого листа, в котором должны быть отражены все реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ.
Механизм формирования путевого листа на месяц
Бланк путевого листа на месяц предприятиям следует создать самостоятельно и утвердить его в учетной политике. В документ должны быть включены такие обязательные реквизиты:
- номер листа и его наименование. Нумерация путевых листов ведется в хронологическом порядке, начиная с 1 января каждого календарного года. В качестве наименования необходимо указать, на какой именно вид транспортного средства оформляется документ (легковой или грузовой автомобиль, кран, трактор и т.д.);
- период действия путевого листа. Если путевой лист оформляется на период больше одного дня, в том числе и на месяц, то необходимо указать начальную и конечную дату действия документа;
- информация о владельце автомобиля, в том числе если он является юридическим лицом — наименование, адрес, телефон, ОГРН, если ИП — ФИО, адрес, телефон, ОГРНИП;
- информация о транспортном средстве — тип и модель транспортного средства, использование с прицепом или без, государственный номер, показания километража, а также дата и время при выезде и заезде;
- данные водителя — ФИО, сведения о проведенном медосмотре сотрудника.
Важно! Все обязательные реквизиты должны быть заполнены, иначе путевка является недействительной. Организация может добавлять собственные графы, необходимые для работы с путевыми листами.
Организации и индивидуальные предприниматели, занимающиеся перевозкой пассажиров и грузов, должны оформлять путевые листы. Для этих целей руководителем компании назначается ответственное лицо.
Составлять документ нужно на каждое транспортное средство, которое занято в перевозке грузов, багажа или пассажиров (п. 9 приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152). Причем это правило распространяется не только на автотранспортные предприятия – профессиональных перевозчиков, но и на обычные организации, использующие автотранспорт для собственных нужд. Главный критерий – наличие пассажиров или груза.
Составлением путевых листов решается ряд задач. Во-первых, представители Минтранса, ГИБДД, Росздравнадзора и Роструда могу проверить отметки о техническом состоянии автомобиля и медосмотре сотрудника, доказывающие, что машина исправна, а водитель прошел медосмотр и может ею управлять.
Во-вторых, путевой лист – первичный документ, подтверждающий экономическую обоснованность расходов компании на автомобиль (зарплата водителя, ГСМ и т.д.).
Нюансы использования документа
Заполнение путевого листа грузового автомобиля или другого транспорта, является обязательным процессом для любой компании, применяющей разные машины для рабочей деятельности. Использование этого документа отличается следующими особенностями:
- форма 4-С применяется, если для расчета оплаты труда водителя применяются сдельные показатели;
- если используется повременная оплата труда, то создается путевой лист по форме 4-П;
- кроме этого документа у водителей должна иметься сопроводительная документация, представленная транспортной накладной на перевозимый груз;
- выписывается документ исключительно ответственным лицом, работающим в конкретную смену;
- в документе должны ставиться отметки механиком, проверяющим техническое состояние машины, медицинским работником, проводящим медосмотр, диспетчером, отправляющим машину в рейс, а также непосредственным водителем.
Бланки путевого листа должны иметься в каждой компании в оптимальном количестве.
Путевые листы с 1 марта 2019 года – новые правила
Путевой лист грузового автомобиля с 1 марта 2019 года должен быть оформлен с изменениями, принятыми Минтрансом РФ в конце 2018 года. Они начали действовать и вступили в силу с первых дней мартовского месяца 2019 года. Изменения касаются любого транспорта, используемого для коммерческих целей.
Неправильно оформленные путевые документы, их отсутствие является административным правонарушением и приводит к штрафным санкциям до 30000-100000 рублей (минимальный штраф – 500 рублей).
Данный бланк является обоснованием законности использования автомобилей, их технической исправности. Он дает право водителю, как сотруднику предприятия, управлять данным автомобилем на основании водительских прав и медицинского освидетельствования, что также отражено в путевке. Благодаря путевому листу, компания имеет полную информацию о передвижении своего транспортного средства и может четко, до рубля, просчитать свои расходы.
Похожие записи: