Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Нюансы организации и оформления командировки». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Предварительный расчет дней отсутствия сотрудника делается до отправки и вносится в текст задания. Срок командировки фактический определяется прежде всего по документам на проезд. Начальной точкой считается дата отправления транспорта от места, где член рабочего коллектива трудится постоянно.
Как правильно считать дни
В случае утери проездных документов:
- используют подтверждающие наем жилья сотрудником в поездке (гостиничная квитанция, любые иные документы, указывающие на временное проживание);
- документы на проживание и проезд у работника отсутствуют — он составляет служебную записку (или любой иной документ), в которой указывает реальный срок своего нахождения в командировке, а принимающая сторона подтверждает его подписями своих ответственных лиц.
Если работник вместо общественного пользовался транспортом фирмы или личным либо привлек к перевозке третьих лиц, он составляет служебную записку с приложением любых задокументированных данных о том, что проезд осуществлялся по нужному маршруту (путевой лист, кассовые чеки АЗС и др.).
При исчислении дней командировки, отражаемых в приказе, в служебном задании и в отчете по его исполнению, следует учитывать, что:
- сутки считаются до 24 часов, включая последние минуты, с нуля часов – следующие сутки;
- если вокзал, аэропорт, пристань находятся за городской чертой, время проезда до них входит в период командировки;
- появление в день выезда и приезда командированного на его постоянном рабочем месте оговаривается с администрацией.
Чем грозит работнику неисполнение служебного задания
Согласно действующему законодательству работник и работодатель обязаны исполнять внутренние акты предприятия. Таким образом, если в Положении о командировках, принятом в конкретной компании, имеется и служебное задание, то в обязанности работников будет входить сперва заполнение бланка соответствующим образом, а затем и выполнение порученного задания.
Работник, отказывающийся заполнять данный документ, может быть привлечён к дисциплинарной ответственности за несоответствующее исполнение трудовых обязанностей (см. статью 192 ТК РФ). Точно так же, как и сотрудник, отказывающийся выполнять цели, ради которых он был направлен в производственную командировку, может быть подвергнут дисциплинарному взысканию. А если человек неоднократно нарушает дисциплину без уважительных причин и к нему уже применено взыскание, его можно даже уволить.
Образец заполнения служебного задания на командировку
Итак, унифицированные бланки удобнее хотя бы тем, что они уже готовы и их нужно только правильно заполнить. Для служебного задания предусмотрен бланк, который называется форма N Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении». Из названия очевидно, что в нем можно написать план поездки, а потом командированный сотрудник там же отчитается о его выполнении. Из этого следует, что заполнять бланк должны разные лица и в разное время. Для начала необходимо оформить само задание. Скачать бланк служебного задания на командировку можно будет в конце статьи, а в заполненном виде форма Т-10а выглядит так:
Очевидно, что тут работник еще не выполнил задание, поэтому и отчет он ще не заполнил. Вернемся к этому позже, а пока разберемся, на что обратить внимание при заполнении бланка. Пошагово это будет примерно так:
На этом первую часть заполнения формы Т-10а можно считать законченной. Командированный сотрудник уезжает, выполняет намеченные задачи, а после его возвращения приходит очередь заполнения второй части бланка. Для этого руководитель структурного подразделения, который ранее составил служебное задание должен узнать у своего сотрудника о том, насколько успешной оказалась поездка. Если работник хочет, а начальник согласен и есть соответствующий пример, краткий отчет о выполнении задания командировки может написать сам сотрудник. Достаточно просто перечислить все выполненные задачи и указать полноту их выполнения. После этого руководитель ставит свое резюме об итогах поездки в соответствующую графу, после чего подписывает его. На этом составление формы Т-10а можно считать законченным. В произвольном виде служебное задание может быть составлено по такому же принципу. Ничего сложного в этом нет.
Оформление документов на командировку
После согласовательной части идет документальное оформление командировки.
Так, на третьем шаге выпускают приказ о направлении работника в командировку. Его готовит обычно кадровая служба на основании положительного решения директора компании.
После подписания приказа и ознакомления с ним командируемого работника на четвертом этапе заказывают билеты и гостиницу.
Почему важно оформлять проездные документы только после издания приказа? Потому что в любой момент планы руководства могут измениться и командировка не состоится. В этом случае ваши расходы на проезд и найм жилья будут признаны необоснованными.
Работник может самостоятельно заняться оформлением проездных и гостиницы. Однако для упорядочивания расходов желательно заказ билетов и проживания доверить отдельному сотруднику, который будет оформлять данные расходы в соответствии с установленными нормами. В этом случае нужно сделать предварительный расчет для начисления командировочных.
При направлении сотрудников в служебные поездки работодатели совершают достаточно большой спектр ошибок, начиная от неправильного оформления и заканчивая неправильным возмещением расходов.
Некоторые работодатели:
- направляют в служебные поездки работников, которых запрещено туда направлять;
- не знакомят работника с правом отказаться от командировки, когда в силу ТК РФ обязаны были сделать это;
- требуют от работника во время служебной поездки выполнения обязанностей, не предусмотренных трудовым договором;
- не отражают командировку в табеле учета рабочего времени;
- не издают приказ о направлении в командировку.
Кто составляет данный документ и можно ли обойтись без него?
Служебное задание на командировку оформляется в момент, когда директор принимает решение о направлении сотрудника в служебную поездку. Поэтому основные цели и задачи предстоящей командировки должен определять именно он.
В устной форме он может надиктовать служебное задание сотруднику отдела кадров, который впоследствии с его слов составит данный документ. В компании могут использовать свободную форму или же применять унифицированный стандарт Т-10.
Также субъект бизнеса, при необходимости, может разработать собственный бланк, который в дальнейшем и будет заполняться, если происходит оформление командировки. На больших предприятиях данная обязанность может быт передана руководителям структурных подразделений, которые попунктно могут определить цели и задачи предстоящей командировки.
Но подписать само служебное задание должен именно руководитель компании.
Поскольку служебное задание не является обязательным документом, цели на поездку могут обозначаться руководителем сотрудника в составленной служебной записке, либо непосредственно в приказе на командировку. А также, если в поездку едет лично руководитель, он может не составлять этот документ для самого себя.
Внимание! С другой стороны, если оформление этого документа указано как обязательное в Положении о командировках, то ответственный работник обязан его составить, даже если указанная в нем информация будет дублировать сведения из других бланков.
- Общая информация о компании, номер и дата.
- В центре документа графы для информации о работнике, который командируется (Ф.И.О., должность на предприятии и табельный номер).
- Пункты 3-8 – сведения о командировке: направления деятельности и цель поездки, наименование объекта, срок командировки, точная дата отъезда и приезда работника и т.д.
- В пункте 9 указываем данные предприятия-плательщика. Речь может идти об организации, которая отправляет работника в командировку и производит оплату. В других случаях специалисты выезжают на объект по просьбе и заявке другой организации, заказчика услуги.
- Здесь надо указать основание, которое заполняется обязательными реквизитами распоряжения собственника организации о командировке конкретного сотрудника, либо в ином случае в этом пункте указывается другая формулировка «План командировки», если поездка была спланирована заранее и по графику.
- В графе 11 описываем цель служебного задания.
Оставшиеся графы заполняются только после возвращения специалиста из командировки. Заполняется информация по результатам, достигнутым целям поставленного служебного задания. В свою очередь, непосредственный руководитель сотрудника обязан дать оценку о проделанной работе командированного работника.
На этом документе, как и на всех других нормативных и локальных бумагах, должны стоять печать предприятия, подпись уполномоченного лица и подпись самого работника.
Нужны ли, и какими должны быть внутренние учетные документы
Не смотря на то, что теперь не требуется использования стандартизированных командировочных форм, большинство собственников предпочитает не упразднять полностью систему учета в этом сегменте.
Многие работники кадровых служб, несмотря на принятые упрощения, продолжают использовать при оформлении командировки учетные документы ранее принятых или самостоятельно разработанных стандартов, предпочитая «подстраховаться» от возможных осложнений, вызванных недостаточностью подтверждающей документации.
В большинстве случаев это оправдано. Но не следует забывать, что для использования в системе учета документов собственного стандарта необходимо провести ряд регламентирующих процедур:
необходимо разработать Положение о командировках и утвердить его внутренним приказом;
все используемые бланки документов должны быть утверждены локальным нормативным актом – распоряжением (приказом) по предприятию;
утвержденные приказом по предприятию формы должны быть включены в номенклатуру дел.
Только после соблюдения этих требований формы собственного стандарта, могут использоваться в документообороте предприятия.
Суточные за время командировки в 2020 году
Служебная поездка доставляет работнику определенный дискомфорт. Ему приходится жить вне дома, где-то питаться, как-то обустраивать бытовые условия. Для компенсации этих неудобств работодатель выплачивает суточные.
Суточные не платят, если работник имеет возможность возвращаться домой. Например, из однодневной командировки работник вернется в тот же день. Или в поездке в не очень отдаленную местность, если есть возможность возвращаться домой ежедневно. Отдаленность и транспортную доступность оценивает руководитель. Он же принимает решение о целесообразности ежедневных возвратов и выплате суточных.
Размер суточных полностью отдан на усмотрение работодателя, в законодательстве ограничений нет. Но есть ограничение сумм, не облагаемых НДФЛ и страховыми взносами:
- 700 руб. – в поездке по России,
- 2 500 руб. – в поездке за границу.
Работодатель может выплачивать суммы и в большем размере, достаточно зафиксировать их в локальном акте. Но с превышения придется платить НДФЛ и страховые взносы.
Обязательно ли служебное задание
Постановление №749 такой вид документа не упоминает, в связи с чем считается, оформлять его у организации обязанности нет. Если командировка срочная, проще обойтись и письменным приказом по организации, нарушением это считаться не будет. Однако, если предстоит серьезная длительная поездка, задание сотруднику все же стоит изложить в наиболее ясной, подробной форме, отдельным документом. Обычно составляется служебная записка или, более привычное работнику и руководству, служебное задание.
В нем не только указывается цель поездки, как в приказе, но и дается более развернутый перечень задач, которые обязан выполнить командированный сотрудник для ее достижения. Такая подробная форма изложения задания удобна: она дает возможность избежать недоразумений и неточностей при выполнении служебного поручения работнику и легко проконтролировать исполнение администрации.
Командировочное задание считается внутренним документом, его применение должно быть отражено в локальных актах, касающихся командировок (ст. 8 ТК РФ).
Образец заполнения унифицированной формы Т-10
Бланк является двусторонним. На первом листе в шапке документа вы заполняете следующую информацию: наименование организации, форма по ОКПО. Далее:
- номер удостоверения, дата составления;
- ФИО работника, подразделение, должность;
- место командировки;
- цель командировки сотрудника;
- длительность командировки без учета пути;
- реквизиты паспорта;
- подпись руководителя.
На обратной стороне командировочного удостоверения содержатся специальные графы для отметок прибытия в место назначения и отбытия из него:
- выбыл/прибыл в;
- число и подпись ответственного лица с указанием должности.
Если вам необходимо сократить или продлить время командировки, то сделать это можно, так как трудовое законодательство не регулирует вопрос изменения срока командировки. Каких-либо запретов или ограничений на изменение срока нет.
Образец заполнения командировочного удостоверения по унифицированной форме Т-10.
Как правильно считать дни
Предварительный расчет дней отсутствия сотрудника делается до отправки и вносится в текст задания. Срок командировки фактический определяется прежде всего по документам на проезд. Начальной точкой считается дата отправления транспорта от места, где член рабочего коллектива трудится постоянно.
В случае утери проездных документов:
- используют подтверждающие наем жилья сотрудником в поездке (гостиничная квитанция, любые иные документы, указывающие на временное проживание);
- документы на проживание и проезд у работника отсутствуют — он составляет служебную записку (или любой иной документ), в которой указывает реальный срок своего нахождения в командировке, а принимающая сторона подтверждает его подписями своих ответственных лиц.
Если работник вместо общественного пользовался транспортом фирмы или личным либо привлек к перевозке третьих лиц, он составляет служебную записку с приложением любых задокументированных данных о том, что проезд осуществлялся по нужному маршруту (путевой лист, кассовые чеки АЗС и др.).
При исчислении дней командировки, отражаемых в приказе, в служебном задании и в отчете по его исполнению, следует учитывать, что:
- сутки считаются до 24 часов, включая последние минуты, с нуля часов – следующие сутки;
- если вокзал, аэропорт, пристань находятся за городской чертой, время проезда до них входит в период командировки;
- появление в день выезда и приезда командированного на его постоянном рабочем месте оговаривается с администрацией.
На основании какого документа сотрудник направляется в командировку?
В 2020 году изменились правила, руководствуясь которыми нужно было оформлять командировки. С этого момента служебное задание и командировочное удостоверение признаны необязательными к использованию. Ведущую роль в документальном оформлении командировки взял на себя приказ.
Для составления приказа можно использовать стандартный бланк формата Т-9, либо применять фирменный бланк компании.
В последнем случае в этом документе должна обязательно находиться информация — для какой цели едет работник, на какой срок, и в какое место:
- Цель записки проставляется в служебной записке на поездку, служебном задании либо ином документе, который служит основанием для осуществления командировки;
- В количество дней поездки включается все то время, какое работник отсутствует на своем месте, включая дни нахождения в дороге;
- Местом назначения обычно считается наименование страны, города и принимающей компании. В случае, когда работник едет в длительную поездку с посещением нескольких населенных пунктов — обязательно нужно перечислить их все. Кроме этого, сотрудник может направляться не в конкретную компанию, а для поиска новых партнеров — тогда можно не записывать название принимающей компании, а только город.
Внимание: даже с учетом имеющихся изменений в законодательстве, компания все равно может продолжать использовать служебное задание и удостоверение. Главное, чтобы это было приписано в Положении по командировкам, учетной политике либо ином внутреннем нормативном документе.
Как выглядит бланк служебного задания
Форма Т-10а обладает компактной структурой, благодаря которой весь документ умещается на одном листе. Бланк состоит из трех основных информационных блоков:
- Блок 1. Общий.
Содержит сведения о компании (наименование, код по ОКПО) и сотруднике (Ф.И.О. и табельный номер), а также информацию о номере служебного задания и начальной дате его оформления.
Подпишитесь на рассылку
Яндекс.Дзен ВКонтакте Telegram
- Блок 2. Детализирующий.
Информация в этот блок заносится по графам. Записи в графах с 1 по 11 производятся до начала командировки — в них расшифровываются сведения о сотруднике (подразделении и профессии) и командировке (где она проходит, в какие сроки и др.), а также описывается цель служебной поездки. Графу 12 сотрудник заполняет после завершения командировки — это краткий отчет о ее результатах.
- Блок 3: Итоговый.
Состоит из заключения руководителя о выполнении задания и подписей работника, руководителя структурного подразделения и директора компании.
Общие правила заполнения
Сразу оговоримся, что алгоритм создания отчета по командировке во многом зависит от бланка, по которому требуется отчитаться. Унифицированный образец отчета о командировке (письменный) чиновниками не утвержден. Следовательно, руководство компании обязано утвердить не только форму, но и отдельные требования по ведению такого бланка.
ВАЖНО! Данные требования по составлению отчета по командировке придется закрепить в отдельном локальном распоряжении по организации, а также ознакомить всех специалистов под подпись. Отметим, что всех работников знакомить с приказом не обязательно. Достаточно осведомить только тех сотрудников, которых планируется направлять в служебные поездки.
Учитывайте общепринятые рекомендации. Допустимо подготовить отчет о командировке в 2020 году (бланк, образец заполнения) от руки. Для этого используйте чернила черного или синего цвета. Печатный вариант отчетности все же предпочтительней. Соблюдайте общепринятые правила деловой переписки. Избегайте сокращений в текстовой части отчетной формы. Личные обращения тоже стоит опустить. Допустимо использовать фирменный бланк организации.