Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Обстоятельства, когда требуется заверенная копия трудовой книжки в 2020 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Мы часто сталкиваемся с ситуациями, когда нам нужно подтвердить свою занятость в различных организациях. Например, в банках обычно не выдают даже небольшие кредиты, если человек не может предоставить документ, подтверждающий его занятость. Копия трудовой также может понадобиться для устройства на дополнительную работу, поскольку предоставить второму работодателю оригинал невозможно.
После увольнения сотрудника
Все документы, касающиеся профессиональной деятельности, работодатель обязан предоставить бесплатно. Если же вы уволились и вам понадобилась заверенная копия ТК, то делать её придётся у нотариуса за деньги.
Бывает и обратная ситуация: нанимателю вдруг требуются документы на уже выбывших сотрудников. Почему? Да мало ли: отдел кадров сгорел вместе с личными делами. Не мучайте себя вопросом, зачем моему бывшему работодателю копия моей трудовой: никаких НПА, по которым вы обязаны её предоставить, нет.
С другой стороны, ничем, кроме дополнительных хлопот, вам это не грозит. Если на прежней работе вас не обидели и проблема серьёзная — почему бы не помочь. Но, повторимся, вы никому ничем не обязаны.
Ответственность за несвоевременную выдачу или отказ от выдачи копии документа
За задержку или отказ в выдаче предусмотрены меры ответственности. Данные меры регламентируются Кодексом об административных правонарушениях (ст. 5.27). За нарушение, совершенное в первый раз, предусмотрены штрафные санкции, представленные в таблице.
| Субъект | Сумма (руб.) |
|---|---|
| должностное лицо | 1000-5000 (штраф может быть заменен на предупреждение) |
| предприниматель | 1000-5000 |
| юридическое лицо | 30000-50000 |
Сколько стоит заверить копию трудовой книжки у нотариуса в 2020 году
Каждый нотариус выставляет свои расценки на работу с документами, и копии трудовой не исключение. Но некоторые тарифы регулируются на государственном уровне и не могут быть больше, чем это предусмотрено. Так плата за оформление документа состоит из нескольких частей:
- Госпошлины. Размер этого показателя контролируется законом и периодически меняется зависимо от указки правительства.
- Цены на рассматриваемую нотариальную услугу. Нотариусы могут сами устанавливать цены на свои услуги, которые зависят от их профессиональной компетенции и опыта, а также от средних показаний по региону. В Москве цены будут выше, чем в глубинке России.
- Объёма требуемой работы. Если нужно сделать одну заверенную копию, цена будет меньше, чем если нужно заверять несколько копий разных трудовых книжек. Высчитывается этот показатель индивидуально.
Расценки идут на каждую заверенную нотариусом страницу. Чем больше копий нужно сделать, тем дороже обойдется услуга. Некоторые категории граждан за 2020 год имеют льготы на рассматриваемые услуги. Это касается инвалидов 1 и 2 группы, которые получают скидку на госпошлину в 50% от суммы. 100% скидки при оплате госпошлины могут получить защитники страны и госслужащие. Но на услугах нотариуса лучше не экономить, особенно в делах, где замешана трудовая книжка.
Порядок заверения копии трудовой книжки
Заверение копии трудовой книжки обычно производится у основного работодателя. Это может происходить в кадровом отделе или ином структурном подразделении, отвечающем за ведение трудовых книжек (в бухгалтерии, например). В организациях с небольшой численностью штата, где отдельная должность кадровика не предусмотрена, заверить трудовую книжку может руководитель организации или индивидуальный предприниматель. В любом случае это должно быть лицо, уполномоченное приказом на ведение, учет и хранение трудовых книжек.
В соответствии с действующими Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, установленными Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (ред. от 25.03.2013) «О трудовых книжках», наниматель должен по письменному требованию трудящегося сделать копию трудовой книжки или выписку из нее. Также установлен срок для выдачи копии – не более 3 рабочих дней. Отличие выписки от копии заключается в том, что в выписке содержатся копии заполненных страниц, а в полной копии – все листы трудовой книжки, включая пустые.
Копия трудовой книжки для чего может понадобится?
Она нужна для официального подтверждения страхового стажа несмотря на то, что сейчас его можно рассчитать в ПФР по количеству произведенных страховых выплат. Ранее существовало понятие «непрерывный трудовой стаж», но сейчас оно отменено, поэтому рассчитать размер пенсии не составит и труда даже в том случае, если между увольнениями и последующими трудоустройствами были большие промежутки времени. П. 6 Постановления Правительства РФ от 24.07.2002 №555 установлено, что трудовая книжка является основным документом, подтверждающим периоды работы.
Если по каким-либо причинам при оформлении пенсии владелец не может ее предоставить, то вместо нее можно использовать трудовые договоры с работодателями, выписки из приказов, справки, зарплатные ведомости и иные подтверждающие материалы.
Копия трудовой книжки: для чего требуется и нюансы оформления
Инфо
Зачем нужна копия трудовой книжки для банка Чаще всего трудовая книжка требуется в первую очередь при обращении в банк за получением кредита. Обычно наличие данного документа строго обязательно. Его отсутствие может послужить причиной отказа в предоставлении услуги.
Данный документ требуется банку для следующих целей:
- установления основного источника дохода обратившегося клиента;
- определения платежеспособности – насколько велика будет вероятность возврата кредита в случае его выдачи;
- если по какой-то причине клиент решит не возвращать взятые в долг у банка средства – чтобы осуществить операцию взыскания по месту работы клиента.
Как правильно заверить копию трудовой книжки – образец
Постановление Правительства № 225 от 2003 г. наставляет кадровому сотруднику порядок обращения с трудовыми книжками. Согласно ст. 7 настоящего правового акта, выписка из книжки должна выдаваться не позже трех дней после обращения за ней сотрудника. Нужно успеть заверить в данный срок. В целях получить бумагу, работник должен написать на имя работодателя заявление. Без заявления документ заверить и выдать нельзя. После проставленной на бумаге резолюции начальника, кадровик приступает к делу, заверяет.
Следует отличать выписку от копии. Различие заключается в том, что копия отражает всю деятельность, а выписка лишь часть, отрезок интересующей информации. Как же правильно заверить документ?
Для начала нужно отсканировать страницы. Современные технологии позволяют сделать это на сканере или специальном устройстве. Затем на каждой странице ставится надпись кадрового сотрудника о том, что копия верна, его должность и Ф.И.О., например, «Копия верна. Начальник ОК Петрова М.С. Подпись.».
Произведенная запись заверяется печатью также на каждой странице. Штамп ставится, захватив текст, не на чистом месте листа, что лишает возможности дописать какой-либо недостоверный текст. Печать может ставиться любая: отдела кадров, канцелярии и т.п. – это не принципиальный вопрос.
На последнем листе копии ставится следующая запись: «Работает по настоящее время. Начальник ОК Петрова М.С. Подпись. Дата». Такую запись поставить очень важно, поскольку именно она свидетельствует о том, что сотрудник работает в данной организации в настоящее время. Дата проставляется также на каждой странице.
Копия трудовой книжки — цели получения, виды, срок действия и образец
Трудовая книжка — прежде всего, это бланк строгой отчётности. Поэтому организация работы по её ведению, хранению и учёту определяется отдельным распоряжением Правительства РФ №225 от 16.04.2003, которое устанавливает основные требования по этому вопросу. И один из основных моментов, который вытекает из положений этого нормативного акта, — за сохранность трудового регистра несёт полную ответственность работодатель. При его утрате или порче, вне зависимости от того, кто стал виновником этого факта, для компании предусмотрен целый ряд шагов по восстановлению всех записей в трудовой. Поэтому, несмотря на тот факт, что ни в этом, ни в одном другом нормативном акте не указано, что работодатель не имеет права выдавать трудовой регистр на руки работнику по его просьбе, выдача документа не рекомендуется. На эту тему есть отдельное сообщение Роструда за номером 656–6-0.
Есть единственный вариант, когда наниматель обязан выдать трудовой документ сотруднику, — его увольнение. И только эта причина является уважительной, чтобы отдавать трудовой регистр на руки даже его владельцу.
Целей, по которым работнику может понадобиться трудовая книжка, несколько. И, конечно, все они серьёзные. Так, учреждением, которое требует копию этого документа, может стать:
- Кредитная организация, когда человек обращается за займом. Банку необходимо удостовериться в благонадёжности своего будущего заёмщика. А с помощью выкопировки из трудовой книжки о человеке можно узнать довольно много, а именно трудовой регистр является:
- Подтверждением факта, что у потенциального заёмщика существует источник постоянного дохода.
- Свидетельством информации, которую заёмщик указал в анкете на получение кредита.
- Немаловажный момент — сколько лет человек работает на одном месте. Клиенты, которые не бегают с места на место, вызывают больше доверия у кредитных учреждений.
- По трудовому регистру служба безопасности банка может быстро просмотреть причины увольнения с предыдущих мест работы. И есть увольнения «по статье» должным образом определить степень надёжности клиента. Согласитесь, что справка 2-НДФЛ не даст таких сведений о человеке.
- А главное — при просрочке платежей банк сможет по определению суда взыскивать недоимку из зарплаты напрямую через организацию, где трудоустроен заёмщик.
- Следующим по убыванию количества запросов на предоставление копии трудовой считается отдел УФМС. Когда человек обращается за оформлением загранпаспорта. Заметим, что законодательно такое требование уже неправомочно, но есть некоторые подразделения, которые до сих пор запрашивают копию трудового регистра, чтобы проверить десятилетний период трудового стажа заявителя до получения им паспорта. Если человек не захочет предоставлять копию, можно начать оспаривать это действие учреждения в суде, но на это уйдёт определённое время.
- Бывают вопросы из посольств некоторых государств при оформлении визы.
- Случается, что выкопировку из трудовой просит будущий работодатель в тот момент, пока работник ещё не ушёл с существующего места работы. С помощью трудового регистра перспективный наниматель быстро компании, где работал соискатель, должности, которые он занимал, а также насколько часто он менял места трудоустройства и по какой (пусть формальной) причине уходил.
- Судебные приставы (ФССП) имеют право запросить копию при возложении на работника алиментных платежей.
- Копию могут запросить службы соц.защиты при оформлении пособий и льгот.
- В некоторых случаях возникает необходимость подготовить копию для использования в компании-работодателе.
- Максимально важная причина для получения копии трудовой и к тому же имеющая одну особенность — требование ПФР подтвердить трудовой стаж человека перед уходом на пенсию. Отметим, что служащие фонда также могут обойтись копией документа, но документ для них будет иметь юридическую силу только в случае, если он будет заверен нотариально. Заверенной работодателем копии будет недостаточно. Этот момент уточнён в комментариях ПФР №25–19/14554 от 29.12.2005, где фонд комментирует, что для того, чтобы сделать свою копию, им нужен либо оригинал трудового регистра, либо копия, но заверенная у нотариуса. И так как работодатель не имеет права отказать работнику в выдаче копии трудовой, кадровику здесь нужно выбирать из двух вариантов:
- Либо самостоятельно регистрировать документ через нотариальную контору и выдавать нужную для ПФР копию.
- Либо отдать человеку оригинал книжки на определённое время, чтобы уже работники фонда сами делали выкопировку и заверили её на месте.
Естественно, что нотариально заверенная копия стоит денег, поэтому наниматели, как правило, идут по второму пути, всеми доступными способами объясняя сотруднику, что вся ответственность лежит на плечах работодателя. А при утере книжки и вынужденном оформлении дубликата её восстановление займёт массу времени и сил.
Если рассматривать вопрос о сроках действия заверенной копии, то нужно отметить, что здесь есть 2 варианта:
- Когда выкопировка трудовой заверена нанимателем, по стандартным правилам она считается действительной в течение месяца. Но при внесении в этот период каких-либо записей в книжку, она становится нелегитимной.
- Если же копия заверена у нотариуса, она обладает неограниченным сроком действия. Хотя аналогично предыдущему варианту, при внесении в неё новых записей она утрачивает свою силу.
Для чего нужна копия трудовой книжки
Есть вполне конкретные обстоятельства, когда у сотрудника может возникнуть потребность получить заверенную копию трудовой книжки:
Подробнее о пенсионном стаже и о том, как его рассчитать, см. в статье «Что такое страховой стаж для пенсии?».
Важно! Независимо от причины обращения с просьбой выдать заверенную копию трудовой книжки работодатель не может не отреагировать на запрос. В силу ст. 62 ТК РФ он должен выдать работнику по его просьбе любой документ (в заверенном виде), относящийся к работе специалиста. Причину такого запроса сотрудник вправе и не оглашать.
Каков срок действия копии трудовой книжки, заверенной работодателем? Нужно ли вести учет выдачи копий трудовых книжек работников? Ответы на эти вопросы вы найдете в КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к этой правовой системе, получите пробный доступ. Это бесплатно.
Заверенная копия трудовой книжки по новому ГОСТу
Так что же значит указанное в ст. 62 ТК РФ «копии должны быть заверены надлежащим образом»? Рассказываем.
Копия — это экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника. А заверенная копия — это копия, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость (подп. 23, 25 п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013, утв. приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст).
Это значит, что вам нужно сделать копию с каждой заполненной страницы трудовой и проставить заверительные надписи.
С 01.07.2018 порядок оформления таких надписей, в т. ч. на копиях трудовых книжек, установлен новым нацстандартом «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (ГОСТ Р 7.0.97-2016, утв. приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст в ред. от 14.05.2018). Согласно этому стандарту правильная заверительная надпись при выдаче копии документа для представления в другую организацию должна выглядеть так (она может быть рукописной, а может быть в виде штампа):
Подлинник документа находится в ООО «ХХХ» в деле № Х за ХХХХ год.
Должность Подпись Расшифровка
Но для копии трудовой книжки будут три дополнительных нюанса:
Как уже упоминалось выше дубликат трудовой книги это непросто скопированная бумага, он в обязательном порядке подлежит соответствующим образом заверению, то есть на каждом листочке обязательно проставление пометки, свидетельствующей о том, что это копия.
Однако, вот в этом пункте и есть двоякость, так как единственный ГОСТ, в котором прописываются правила заверения документа, гласит о том, что достаточно на каждой страничке поставить пометку «Верно», но во многих инстанциях требуют дубликата, на котором сделана надпись «Копия верна».
С одной стороны, это можно признать за противоречие между практикой и нормативными требованиями, но с другой, если учесть, что этот ГОСТ относится ко всем видам документов, а не только к ксерокопиям трудовых книг это вполне объяснимо.
К тому этот нормативный документ носит необязательный, а рекомендательный характер, то намного проще еще на этапе заверения отксерокопированных листов упомянуть о желаемой отметке это избавит и секретаря от повторной работы и человека, обратившегося за дубликатом, от лишних временных потерь.
Дополнительные надписи
Во многих организациях, для предъявления в которые и заверяется ксерокопия трудовой, выносится такое требование, как обязательное присутствие после последней записи в трудовой упоминания о том, что работник до нынешнего дня трудоустроен в этом предприятии. Но вследствие того, что такого требования нет в правилах оформления трудовых книг в большинстве случаев таких записи кадровиками не выполняются.
В результате этой двоякости заверенные копии с первого раза не принимаются и работник бывает вынужден переделывать ксерокопию согласно выдвинутым требованиям. Нужно отметить, что в таких случаях уже кадровики вносят такие изменения, но тем самым нарушают основной свод правил, которым руководствуются. Ведь, если рассуждать логически, то отсутствие записи об увольнении является прямым доказательством, того что работник и по сей день трудится в данной организации.
Для чего нужна копия трудовой книжки?
15 мая 2013
Каждый человек хотя бы один раз в жизни заводит трудовую книжку. Основное предназначение этого документа – фиксировать трудовой стаж работника на протяжении всей жизни. Его можно считать задокументированной памяткой профессиональной деятельности человека. Трудовая хранит в себе много интересной информации о работнике, поэтому при устройстве на новом месте работодатель среди прочих документов в первую очередь требует предоставить именно трудовую книжку. Она является подтверждением полученного ранее образования и профессиональных навыков. Учитывая все перечисленные характеристики, можно сделать вывод, что эта, казалось бы, простенькая книжечка, после паспорта считается самым главным документом для человека.
При устройстве на работу гражданин передает свою трудовую книжку руководству предприятия. Она хранится в отделе кадров все время вплоть до увольнения работника. В соответствии с требованиями кадрового делопроизводства, приказом по предприятию назначается сотрудник, ответственный за учет, ведение и хранение трудовых книжек всех работников организации.
Отдел кадров организации, это своего рода орган, который отвечает за всю внутреннюю документацию предприятия, нормативное закрепление и урегулирование ряда проблем с оформлением бумаг.
Также функцией отдела кадров организации является ведение и хранение трудовых книжек. При вашем зачислении на должность, на ваше имя создается личное дело, куда затем и поступают ваши документы, начиная с копии паспорта и заканчивая трудовой.
Поэтому, если вам понадобилась соответствующая копия, вам необходимо обратиться к сотруднику отдела кадров.
Как вы знаете, отдел кадров следует за официальным исполнением всех действий в организации, поэтому и вам трудовая книжка может быть выдана только в официальном порядке.
Заявление, это документ, который в зависимости от требований организации может быть составлен по определенному образцу или же по собственному усмотрению.
Обязательно, прежде чем составлять документ поинтересуйтесь в отделе кадров, какие требования они предъявляют к таким заявлениям.
Заявление должно писаться на чистом листе формата А4 черной или же синей ручкой, а также может быть отпечатано на компьютере.
Заявление пишется на имя руководителя организации, поэтому в правом верхнем углу вы должны написать наименование организации, а также инициалы работодателя.
После этого вы пишите, от кого поступает данное заявление, то есть свои инициалы и должность.
Теперь, в середине строки ставится слово «заявление» и начинается краткое и лаконичное изложение причины, в соответствии с которой вы нуждаетесь в выдаче ксерокопии трудовой книжки.
Образец заявления на выдачу копии трудовой книги для банка:
Если вы берете копию для банка, то так и напишите, для каких целей понадобились копии документа. В конце заявления ставьте дату и свою подпись.
Мнение эксперта
Поляков Пётр Борисович
Адвокат с 6-летним стажем. Специализация — гражданское право. Опыт более 3 лет в составлении договоров.
Подавая заявление в отдел кадров помните, что рассматривать его могут в течение трех рабочих дней, что означает, что возможно вам не удастся получить желаемый документ сразу.
Делаем копию правильно!
Копия книжки может быть сделана в виде простых листов или же скреплена и прошита в соответствии со всеми требованиями делопроизводства. Как правило, решение о том, как будет выглядеть документ, может принимать сам работник.
Правила:
- На каждом листе должна иметься заверительная надпись «Копия верна». Рядом с ней должна быть дата, подпись ответственного лица и печать (всего предприятия, бухгалтерии или отдела кадров).
- Копии снимаются со всех листов книжки, где есть записи, не исключая титульный лист и вкладыши в трудовую.
- На последней странице копии должна быть фраза «Работает по настоящее время в той же должности» или с указанием новой должности, если сотрудник был переведен.
- Листы копии могут быть скреплены степлером или сшиты. В последнем случае документ нумеруется, и на обороте указывается количество страниц в нем, ставится дата, подпись, печать и о.
- Страницы трудовой могут быть отксерокопированы или распечатаны. Единственное требование – высокое качество печати и нормальная читаемость документа. Если какие-то части дубликата будут неразборчивыми или стертыми, это может привести к его недействительности.
- Печать, проставленная на страницах копии, не должна размещаться на пустом поле документа – частично она должна охватывать подпись и заверительную надпись.Нарушение этих пунктов приведет к тому, что копия будет считаться недействительной.
Как заверять копию трудовой книжки с 1 июля 2017 года
В скором времени заверять документ станут, опираясь на новые требования. Изначально планировалось ввести в действие ГОСТ Р 7.0.97-2016 c 1 июля 2020. Но приказом Росстандарта от 25.05.2017 N 435-ст дата его введения была перенесена на 1 июля 2020 года.
Согласно ГОСТу, правила заверения будут зависеть от того, для какой цели человеку нужна копия трудовой книжки.
Прежде всего, сначала нужно сделать ксерокопии всех страниц, на которых имеются записи. Они должны иметь хорошее качество. Если копия оформляется для предоставления в ПФР, банк или в иную организацию, заверять ее следует в следующем порядке с указанием места хранения оригинального бланка:
Для сторонней организации
- на документе ставится отметка “Верно”;
- указывается Ф.И.О., должность сотрудника, ответственного за оформление кадровых документов;
- указывается дата заверения;
- с 1 июля 2020 года нужно делать указание на то, где хранится оригинал трудовой книжки.
Чтобы ксерокопия имела надлежащий внешний вид, ее страницы нужно прошить. Сложенные листы сшиваются по левому краю. Края ниток, с помощью которых они были прошиты, заклеиваются бумагой. На бумаге указывается дата сшивания, а затем ставится печать организации. Печать должна частично затрагивать бумагу, а частично лист документа.
Как правильно заверить трудовую книжку
В случае, если работник обратился за заверенной трудовой книжкой, то работодатель должен представить ему необходимые документы по истечении не более трех рабочих дней с момента обращения. Бывают случаи, когда необходима информация обо всей трудовой деятельности работника, а также выборочные записи. В первом случае следует заказать копию трудовой книжки, во втором – выписку.
Копия трудовой книжки должна содержать дубликаты всех страниц (включая первую и последнюю – о текущем месте работы). Каждую страницу сначала ксерокопируют (в очень редких случаях переписывают вручную или набирают на компьютере) на листе формата А4, а затем отдают на подписи уполномоченным в данном вопросе лицам.
С выпиской дела обстоят практически так же, за тем лишь исключением, что в дубликат трудовой книжки включают только первую страницу (на которой должны быть указаны данные о ее обладателе: Ф.И.О. владельца, его дата рождения, образование, профессия) и те страницы, которые были потребованы у работника для предоставления в ту или иную инстанцию.
Процедура заверения проходит довольно быстро. Чтобы дубликаты стали юридическими документами, на каждой странице копии должны быть следующие отметки:
- Отметка о том, что копия верна. Именно это и прописывается на каждой странице.
- Указывается должность того лица, который проводит процедуру заверения.
- Заверяющий ставит свою подпись (должна иметь рядом расшифровку) также на всех страницах-дубликатах.
- Обязательно указывается дата создания документа.
- Последняя страница отличается от остальных. На ней ставится пометка: «Работает по настоящее время». Затем – должность заверяющего сотрудника, его подпись с расшифровкой фамилии и дата.
- Печать организации обязательна. Ставится на каждом листе недалеко от надписи «Копия верна». При этом нужно сделать так, чтобы часть печати заходила на саму копию, а часть – на свободное место на листе.
Только при выполнении всех этих требований трудовая книжка может считаться оформленным документом и иметь юридическую силу сроком на один месяц.