Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Можно ли начать применять универсальный передаточный документ с середины года?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
По закону вы не обязаны применять УПД, но это удобно и упрощает документооборот для компании или ИП. Ведь по своей структуре УПД объединяет счет-фактуру и первичный документ. Он дает покупателю право на вычет по НДС, заменяя счет-фактуру, и подтверждает обоснованность расходов при расчете налога на прибыль и других налогов (письма ФНС России от 05.06.2017 № ЕД-4-15/10623, от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@).
Кто может применять форму УПД в своей бухгалтерии?
УПД в своей бухгалтерии могут применять организации и ИП, независимо от выбранной системы налогообложения и даже на специальных налоговых режимах. Универсальным передаточным документом могут пользоваться даже налогоплательщики, освобожденные от уплаты НДС.
Как заполнить УПД при УСН?
На УСН заполняйте УПД в зависимости от ситуации.
Продаете свои товары, работы, услуги. Оформляйте УПД со статусом «2», только как передаточный документ. Ведь плательщиком НДС вы не являетесь и не должны выставлять счета-фактуры. Это следует из п. 3 ст. 169, пп. 2, 3 ст. 346.11 НК РФ, Приложения 2 к Письму ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@.
УПД со статусом «2» заполняйте в общем порядке. Особенностей, связанных именно с УСН, нет.
Вам, как покупателю, выставили УПД. Заполните его строки [15]‒[19] в общем порядке (Приложение 3 к Письму ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@).
Вы посредник, действуете от своего имени и исполняете обязанности по НДС. Вместо счетов-фактур и первичных передаточных документов можете использовать УПД со статусом «1» (п. 3.1 ст. 169 НК РФ, Письмо ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@, Приложение 2 к данному письму).
УПД заполняйте с учетом тех же особенностей для посредников на УСН, что и при заполнении счетов-фактур.
Если операция не требует оформления передаточного документа, например вам нужно выставить или перевыставить счет-фактуру на аванс, то используйте счет-фактуру, а не УПД (Письмо ФНС России от 22.08.2018 № АС-4-15/16298@).
Универсальный документ нельзя применять только как счет-фактуру. Он может быть либо одновременно счетом-фактурой и передаточным документом, либо только передаточным документом.
В каких случаях использовать счет-фактуру, а не УПД?
Если передаточный документ вам не нужен, форму УПД не используйте. Применяйте обычную форму счета-фактуры. Например, не нужно использовать УПД, если вы выставляете счет-фактуру на аванс (Письмо ФНС России от 22.08.2018 № АС-4-15/16298@).
Как заполнить дату УПД
В рекомендуемой форме универсального передаточного документа мы видим три даты:
- строка (1) — дата составления документа;
- строка [11] — дата совершения факта хозяйственной жизни (дата реальной отгрузки товаров, передачи заказчику результатов работ, предъявления документа об оказании услуг, передачи имущественных прав);
- строка [16] — дата получения товаров, приемки результатов работ, оказания услуг, получения имущественных прав.
Вспомним, как законодательство увязывает дату составления счета-фактуры, момент определения налоговой базы и возникновение права на вычет у покупателя. В соответствии с п.5 ст.169 НК РФ, пп.«а» п.1 Правил заполнения счетов-фактур:
- счет-фактура должен быть выставлен не позднее 5 календарных дней со дня отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав;
- счет-фактура, выставленный до даты отгрузки (до оформления первичных документов, подтверждающих отгрузку), не может являться основанием для вычета (письма Минфина РФ от 09.11.2011 № 03-07-09/39, от 17.02.2011 № 03-07-08/44);
- моментом определения налоговой базы по НДС для работ следует признавать дату подписания акта сдачи-приемки работ заказчиком (письма Минфина РФ от 16.03.2011 № 03-03-06/1/141, от 07.10.2008 № 03-07-11/328).
Согласно ч. 3 ст. 9 закона № 402-ФЗ, первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а при невозможности — непосредственно после его окончания.
Рассмотрим теперь возможные варианты проставления дат в передаточном документе:
- УПД составляется в момент совершения факта хозяйственной жизни (отгрузки товара, передачи работ, услуг, имущественных прав). Вполне может быть «идеальный вариант», когда дата составления документа, даты отгрузки и приемки товаров совпадают, тогда соответственно совпадают и показатели строк 1, 11 и 16.
- Могут совпадать даты составления документа и дата отгрузки, то есть совпадают строки 1 и 11, а дата приемки, то есть стр. 16 будет позже.
В этих случаях моментом определения налоговой базы по НДС будет являться дата, указанная в строках 1 и 11, а для работ — в строке 16.
- УПД может составляться до совершения факта хозяйственной жизни (перед отгрузкой товаров, передачей), тогда хронология событий будет выглядеть следующим образом:
Кем и когда применяется
УПД-форма разработана ФНС Российской Федерации на базе счета-фактуры в конце 2011 года. При создании новой формы были учтены обязательные к использованию товарно-транспортная накладная, ТОРГ-12 и другие бумаги, выступающие подтверждением передачи товарно-материальных ценностей.
Таким образом, УПД-документ представляет собой счет-ф, расширенную посредством введения дополнительных реквизитов. В том числе сведениями из другой документации первичного учета:
- ТН;
- ТТН;
- документ, подтверждающий отгрузку;
- акт приема-передачи товарных позиций и услуг.
Статус УПД – что это?
В универсальных передаточных документах статус является пояснением, и может применяться в следующих «качествах»:
- Статус Первый. Применяется при использовании универсальных передаточных документов как первичной документации и счета-фактуры;
- Статус Второй. Используется при применении УПД только в качестве первичной документации, исключительно для решения задач бухучета.
Соответственно, статус УПД указывает на то, какие цели поставлены перед универсальными передаточными документами в системе документооборота. Если при формировании УПД второй статус присваивается ошибочно, однако все требующиеся для СФ графы оформлены должным образом, применять универсальный передаточный документ для подачи на вычет разрешено. Конец формы
соответсьт
Универсальными передаточными документами со вторым статусом можно пользоваться:
- Комиссионерами, отгружая продукцию комитенту;
- Неплательщикам налога на добавленную стоимость. К примеру, предприятиям на упрощенной системе налогообложения. Т.к. работа с УПД не обязывает у расчету и выплате НДС.
Применяем УПД с середины года
Нужно ли вносить изменения в договора? Ответ Чтобы начать применять УПД, надо: — его форму утвердить в качестве используемого первичного документа приказом руководителя; — внести соответствующее дополнение в учетную политику. Изменения в учетную политику действуют, как правило, с начала следующего года.
Одно из исключений — если они связаны с изменениями в законодательстве. Конечно, Письмо ФНС от 21 октября г. Однако маловероятно, что кто-то будет против применения УПД уже сейчас. Таким образом, применение хозяйствующим субъектом УПД в качестве первичного учетного документа, посредством которого осуществляется оформление фактов его хозяйственной жизни, обусловлено утверждением формы этого документа в учетной политике. То есть изменения учетной политики организация должна утвердить приказом, составленным не позднее 31 декабря текущего года.
Такие изменения начинают действовать с начала следующего года. Обратите внимание В учетной политике вы можете указать на применение формы УПД, предложенной ФНС России, или разработать и утвердить собственную форму такого документа ч. При этом не допускается изменение наименования строк и граф, предусмотренных в части, относящейся к реквизитам счета-фактуры Письма ФНС России от Так же следует иметь в виду, что использование одновременно универсального передаточного документа УПД для одних клиентов и счета-фактуры товарной накладной, акта в случае необходимости для других законодательно не запрещено.
Это позволит вам избежать разногласий с покупателями и с проверяющими по вопросам полноты состава реквизитов УПД и правильности его оформления. Кроме того, следует учитывать, что ФНС России как один из крупнейших потребителей финансовой информации заинтересована в сокращении документооборота, в том числе оборота бумажных документов. Поэтому мы полагаем, что разработанная налоговой службой форма универсального передаточного документа будет внедряться и в систему электронного обмена документами в том числе счетами-фактурами.
С помощью УПД можно оформить поставку товаров, услуг и работ, а также передачу имущественных прав. Форма УПД У нововведения есть как плюсы, так и минусы. То есть нужно передать два физических документа, которые сами по себе говорят, что я передаю один и тот же товар.
Можно ли начать применять универсальный передаточный документ с середины года? Если да, то каким документом нужно закрепить это решение? Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу: Организация вправе применять универсальный передаточный документ только после утверждения его формы в своей учетной политике. При этом, по нашему мнению, утвердить форму универсального передаточного документа в своей учетной политике в середине отчетного года организация вправе только в случае существенного изменения условий ее деятельности.
При переходе на упд нужно ли менять договора
Ведь не исключено, что кто-то из покупателей предпочтет, как и раньше, получать две бумаги – счет-фактуру и товарную накладную или акт на услуги (работы). Если покупатели согласны применять универсальный документ, то надо заключить с ними дополнительные соглашения к договорам.
И приложить форму УПД. Но в дополнительном соглашении должно быть не только согласие на применение УПД между сторонами и его форма. Необходимо обговорить ряд условий, связанных с выставлением этого документа.
Во-первых, возможно, что в договоре с контрагентом изначально была установлена определенная форма первички. Тогда в этой части условия договора необходимо скорректировать.
Во-вторых, если вы хотите, чтобы контрагент заверял универсальный документ печатью, это условие тоже надо установить в допсоглашении. В-третьих, надо предусмотреть порядок исправления УПД.
Ключевое правило заполнения УПД заключается в необходимости отобразить информацию о том, в качестве какого документа будет использоваться форма универсального передаточного документа.
Если УПД планируется использовать в качестве счета-фактуры, в статусе документа указывается цифра «1», если в качестве иного первичного платежного документа, статус УПД обозначается цифрой «2».
Исходя из того, в качестве какого документа будет использован универсальный передаточный документ, будут варьироваться и требования к его заполнению, однако некоторые из них являются универсальными:
- наименование участников сделки (указываются данные как на продавца, так и на покупателя);
- описание переданного товара (наименование или указание артикулов);
- количество единиц товара, переданного от продавца к покупателю (указание в штуках, упаковках или, если речь идет о выполненных работах, квадратные метры таких работ или задействованные человекочасы);
- сведения о стоимости товара (указываются в отдельных графах общая стоимость, размер НДС, подлежащий уплате, стоимость без учета НДС);
- данные о лицах, отпустивших и принявших передаваемый товар.
Входит ли в трудовой стаж служба в армии и другие вопросы на эту тему освещены в нашей статье. Когда выгодно использовать бонусную систему оплаты труда? Вся подробная информация по этому вопросу здесь.
Статус УПД. В каких случаях используется тот или иной.
Форма универсального документа имеет поле «Статус», которое заполняется налогоплательщиком, в зависимости от назначения УПД.
Статус 1 означает, что предприятие использует УПД одновременно как первичный документ и счет-фактуру.
Статус 2 означает, что предприятие применяет УПД, только как первичный документ для оформления хозяйственных операций.
Стоит отметить, что реквизиты УПД заполняются в соответствии с выбранным статусом. Если выбран первый статус, то согласно требованиям к первичным документам (ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ), а также к счетам-фактурам ( п. 5, 6 ст. 169 НК РФ), к заполнению обязательны все реквизиты.
Если выбран Статус с кодом 2, то достаточно заполнить только те реквизиты, которые обязательны для накладной (акта). Соответственно, продавец вправе оставить пустыми часть данных в УПД, а именно:
- строку 5 «К платежно-расчетному документу»;
- графу 6 «В том числе сумма акциза»;
- графу 7 «Налоговая ставка»;
- графы 10 и 10а «Страна происхождения товара» (цифровой код и краткое наименование);
- графу 11 «Номер таможенной декларации».
Сразу хотим обратить ваше внимание, что поле «Статус» носит сугубо информационный характер. Фактический статус определяется наличием или отсутствие в УПД обязательных показателей первичных документов и счетов-фактуры. Ввиду чего, регистрации в книге покупок и продаж подлежат УПД даже со статусом 2, если в нем заполнены абсолютно все реквизиты.
Готовимся к новому порядку работы с «первичкой» в 2022 году
После 1 июля 2021 в статье 169 Налогового кодекса России обозначили правила оформления счета-фактуры и предложили обновленную форму. Скачивают образец УПД через ЭДО обычно на сайте ФНС.
Форму счета-фактуры обновили Постановлением Правительства РФ от 2 апреля 2021 г. № 534. Добавились пункты:
- строка 5а для информации о получении работ либо отгрузке товаров;
- графа 11 — номер декларации на единицы товаров;
- графы 12 и 12а — единицы измерения товаров.
Чтобы осуществлять передачу УПД через ЭДО, нужно зафиксировать работу с универсальными документами. Для этого необходимо:
- Составить список операций, где будет использоваться УПД.
- Подготовить приказ о форме документов.
- Выбрать сотрудников, которые будут оформлять и подписывать документы.
- Договориться с партнерами об использовании УПД.
- Информация о компании
- Клиенты
- Закупки
- Кейсы
- Раскрытие информации
Универсальный передаточный документ (УПД) — это учетный документ, который объединяет данные счета-фактуры и первичного документа. УПД подтверждает расходы покупателя, доходы продавца и позволяет сделать вычет НДС по сделке.
В УПД также могут присутствовать элементы:
- товарной накладной
- товарного раздела товарно-транспортной накладной
- накладной на отпуск материалов на сторону
- акта о приеме-передаче объекта основных средств
УПД и корректировочный счет-фактура к нему приравниваются к первичным учетным документам. Структуру УПД утверждает государственный орган для всех участников ЭДО на территории России (учитываются требования 21 главы НК РФ и 402-ФЗ).
Универсальный передаточный документ позволяет:
- вести бухгалтерский учет
- рассчитывать налог на прибыль
- получать налоговый вычет по НДС
Новый счет-фактура и УПД с 1 июля 2021
Многие бухгалтеры слышали, что универсальный передаточный документ (УПД) с 1 июля 2021 года и образец его заполнения изменились. Правда ли это? Обязателен или рекомендован новый бланк УПД, который включает в себя реквизиты счета-фактуры и товарной накладной?
Ответим на эти и другие вопросы. Также вы сможете бесплатно скачать заполненный образец бланка универсального передаточного документа, который можно применять с 1 июля 2021 года (по новой форме).
При отгрузке товаров или передаче работ, услуг, имущественных прав налогоплательщики вправе не выставлять как самостоятельные документы счет-фактуру и передаточный документ (товарную накладную, акт и прочее).
Универсальный передаточный документ — это документ, который выставляется при передаче услуг, работ, имущественных прав или отгрузке товара и объединяет счет-фактуру и передаточные документы (акты, товарные накладные и т. д.). Форма УПД разработана ФНС России (Приложение 1 к Письму ФНС от 21.10.2013г. № ММВ-20-3/96). В документе присутствует три вида реквизитов:
- реквизиты универсального передаточного документа;
- реквизиты первичного учетного документа;
- реквизиты счета-фактуры.
Форма документа рекомендованная — ее допускается дорабатывать, добавляя необходимые столбцы и графы. Удалять же реквизиты из бланка нельзя.
УПД не является обязательным документом. Организации и предприниматели вправе использовать его или придерживаться, привычных правил оформления первичной документации и выписывать счета-фактуры и передаточные документы по отдельности. Применение универсального передаточного документа упрощает и ускоряет процесс первичного документооборота, налогового и бухгалтерского учета, снижает риск ошибок, ведь вместо двух документов оформляется только один.
С 1 января 2021 г. всем компаниям, обменивающимся электронными документами, необходимо выставлять УПД в новом формате, утвержденном приказом ФНС от 19.12.2018 № ММВ-7-15/ Документы в старом формате, утвержденном приказом ФНС от 24.03.2016 № ММВ-7-15/ больше не принимаются. Исключение только для УПД, выставленных до 2020 г. — их будут принимать в электронном виде вплоть до конца 2022 г. (а дальше только в печатном формате).
Существует два варианта применения УПД:
- вместо счета-фактуры и передаточных документов. В этом случае при передаче товаров, услуг или работ оформляется только универсальный передаточный документ. Он используется и для расчетов по налогу на добавленную стоимость, и для признания расходов при налогообложении прибыли. Документу присваивается статус 1, он должен оформляться в бумажном и, при необходимости, электронном виде.
- вместо передаточных документов. В этом случае УПД используется только для признания расходов, счет-фактура выписывается отдельно. Документу присваивается статус 2, его допускается оформлять только в электронном виде.
Согласно Постановлению Правительства РФ № 625 от 25.05.2017 года, с 1 июля 2021 года в России используется новая форма счета-фактуры — в ней появилась строка для идентификатора государственного контракта. Новый формат заполнения счета-фактуры приведен в Приказе от 24.03.2016г. № ММВ-7-15/155.
Порядок использования УПД для компании, оказывающих услуги
Если компания оказывает услуги, то у нее не должно возникать проблем с заполнением УПД, а также использованием его.При этом компании определяют цель документа – только с целью замены счет-фактуры, либо с целью замены двух указанных документов.
В хозяйственной деятельности компаний могут возникать и такие ситуации, когда одновременно производится реализация товара, а также оказание услуги. К примеру, погрузка товара, транспортировка товара, доставка продукции и т.д. В этом случае такие компании задаются иным вопросом: возможно ли использование УПД одновременно с целью реализации товара и для оказания услуг?
Ответ на данные вопрос будет положительным: согласно письма ФНС ЕД 4-15/17910, использование документа для этих целей допустимо. Но при этом должны выполняться определенные правила:
| Своевременное оформление УПД | На момент оформления УПД, услуга должна быть предоставлена потребителю |
| Подписание УПД | УПД подписывает лицо, обязанное подписывать, как счет-фактуру, так и иные первичные документы, подлежащие оформлению при передаче товара/услуги |
Типовой комплект документов при переходе на УПД
Подборка документов для введения УПД соответствует этапам перехода:
- Утвержденная форма УПД (может быть приложением к общему приказу о переходе на УПД, но может и утверждаться отдельно).
- Уведомления всем контрагентам о переходе на УПД. При этом следует учесть необходимость согласования УПД с каждым из них.
- Внутренние нормативные акты по применению УПД. Например, инструкции для сотрудников, которые будут с УПД работать. Во внутренних документах следует закрепить порядок:
- нумерации УПД;
- подписания УПД;
- внесения исправлений в УПД;
- хранения УПД;
- исключения, когда вместо УПД оформляются другие документы (например, в случае отказа контрагента работать УПД).
Также следует внести соответствующие изменения в учетную политику.
Больше об ознакомлении работников с внутренними нормативами смотрите в материале «Лист ознакомления с локальными нормативными актами — образец».
- Приказ о переходе на УПД. Он должен включать в себя все основные аспекты, перечисленные выше.
Образец приказа о переходе на УПД можно скачать у нас на сайте.