Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что делать, если работник не забирает трудовую». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Образец трудовой книжки является законодательно закрепленным. Правила, согласно которым ведутся, хранятся и выдаются трудовые книжки, регламентируются федеральными органами исполнительной власти, которые уполномочены на это Правительством РФ.
Порядок выдачи трудовой книжки при увольнении работника по ТК РФ
Работодатель не имеет права отпускать бывшего подчиненного с книжкой, в которой не сделаны соответствующие записи. Согласно ст. 66 ТК РФ он обязан вносить записи, связанные с изменениями в должности или личных данных работника. Без этих сведений не будет никакого смысла в самой книжке и ее хранении на рабочем месте. Также при отсутствии этой информации могут возникнуть проблемы с расчетом и начислением пенсии сотруднику.
Порядок увольнения и получения книжки следующий:
- Составление заявления подчиненным, если он увольняется по собственному желанию.
- Если увольнение происходит по инициативе руководителя, то составляется специальный акт.
- Начальство обязано прочитать заявление, одобрить решение работника.
- Далее после написания заявления должна следовать двухнедельная отработка.
- В последний рабочий день в журнале учета трудовых книжек руководитель или уполномоченное лицо (обычно кадровый работник) делает запись и визирует ее своей подписью и печатью компании.
- Работник может получить свой документ вместе со всеми выплатами, которые положены при увольнении.
Заявления нет. В каком формате выдавать СТД-Р?
При увольнении работники, как правило, заявление о выборе формата сведений о трудовой деятельности не пишут. Что в этом случае делать? ТК РФ урегулирован только один случай в уже упомянутой нами выше ч. 6 ст. 84.1: при невозможности выдать СТД-Р в день увольнения, сведения отправляются почтой «на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом».
В остальных случаях также целесообразно выдать работнику СТД-Р на бумаге, даже когда взаимодействие ведется посредством электронного документооборота (он не применяется в отношении сведений о трудовой деятельности, ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ). Дистанционному работнику тоже необходимо направить бумажный вариант СТД-Р. В ТК РФ прямо не урегулирован данный вопрос, это следует из совокупности норм. К тому же работодатель в любом случае обязан направить уволенному дистанционному работнику копию приказа об увольнении и иные документы. Положить в конверт сведения о трудовой деятельности не составит труда.
Увольняющегося работника может не устроить такой формат. Тогда предложите ему написать заявление и дополнительно выдайте СТД-Р в форме электронного документа (текст, аналогичный Примеру 1, см. также «!» в Примере 2).
Кроме того, работник может запросить СТД-Р и после увольнения – не в период работы в данной организации (у данного индивидуального предпринимателя). Сделать это он может в любое время, но также в письменной форме. И бывший работодатель обязан предоставить сведения аналогично в течение 3 рабочих дней. Напоминаем, что сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (в том числе СТД-Р) необходимо хранить 50/75 лет начиная с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством (ст. 450 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).
Порядок выдачи трудовой книжки при увольнении в случае отсутствия работника
Трудовым законодательством предусмотрены и иные способы получения книжки, если в силу объективных причин работник не имеет возможности получить ее лично в свой последний рабочий день.
Некоторые факты Трудовой Кодекс указывает на то, что работник должен после получения расчета в бухгалтерии расписаться в журнале учета трудовых книг. Это действие является подтверждением получения трудовой книжки. При постановке подписи можно считать весь процесс увольнения и выдачи изучаемого документа оконченным. Трудовые отношения между сторонами считаются завершенными.
Согласно разделу 4 Постановления Правительства РФ №225 от 16.04.2003г., если работник отсутствует на рабочем месте в день увольнения и не явился для получения трудовой книжки, то работодатель обязан направить ему письменное уведомление заказным письмом. В нем будет приглашение получить трудовую или дать соглашение на пересылку ее почтой. Без согласия отправка книжки по почте запрещена. Работодатель не несет ответственность за задержку передачи документа со дня отправки уведомления.
Трудовая книжка может быть передана доверенному лицу собственника. Для этого доверитель должен оформить доверенность в письменной форме. В ней обязательно прописывается следующая информация:
- ФИО, паспортные данные и место регистрации доверенного лица и доверителя;
- серия и номер трудовой книжки;
- право, которое дает доверенность, а именно получение трудовой у работодателя;
- срок действия документа;
- образец подписи доверенного лица;
- подпись доверителя.
Запрещено оформлять в трудовой какие-либо записи о факте передачи. Если работодатель хочет документально зафиксировать этот факт, то оформляется акт приема-передачи. Трудовые книжки, неполученные работниками после увольнения, работодатель хранит у себя. При этом он должен соблюдать правила, установленные законодательством в сфере архивного дела. Так, согласно Приказа Минкультуры ПФ от 25.08.2010г. N 558, работодатель обязан хранить документы 75 лет.
Общие нормы о трудовых книжках
Любой работодатель (за исключением работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого проработавшего у него свыше пяти дней в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной.
В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием становится увольнение.
Форма, порядокведения и хранения трудовых книжек, а также порядокизготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей установлены:
- Правилами ведения и хранения трудовых книжек, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках»;
- Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69.
На основании ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ в день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним расчет в соответствии со ст. 140ТК РФ. Аналогичное требование содержится в Правилах ведения и хранения трудовых книжек: работодатель обязан выдать работнику в день увольнения (последний день работы) его трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении. Если в этот день выдать документ невозможно в связи с отсутствием работника либо отказом от ее получения, работодатель обязан направить ему уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте.
Кроме выплаты компенсаций, работодателю, возможно, придется нести и иные расходы. В частности, если требование о выплате компенсации за задержку выдачи трудовой книжки рассматривалось судом, который встал на сторону уволенного, надо возмещать судебные расходы. Согласно ГПК РФ они состоят из государственной пошлиныи издержек, связанных с рассмотрением дела (ч. 1 ст. 88). Что считается издержками – сказано в ст. 94 ГПК РФ: суммы, подлежащие выплате свидетелям, экспертам, специалистам и переводчикам, расходы на оплату услуг представителей и связанные с рассмотрением дела, почтовые расходы и др.
Административный штраф – еще одна возможная статья расходов работодателя. Задержка выдачи трудовой книжки по факту является нарушением трудового законодательства, за которое ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ предусмотрена для юридических лиц административная ответственность – штраф от 30 000 до 50 000 руб.
Если контролирующие органы установят, что задержка выдачи трудовой книжки уже имела место и работодателя привлекали за это к административной ответственности, в случае очередной задержки штрафы будут посущественнее и для юридических лиц составят от 50 000 до 70 000 руб.
Условия, когда работодатель не несет ответственность за задержку трудовой книжки работнику при увольнении
Оговоренные в статьях 35, 84.1 ТК РФ положения, указывают на установление за работодателем обязанности по предоставлению работнику, трудовые отношения с которым расторгнуты, трудовой книжки. Такая выдача должна состояться в день, когда правоотношения прекращаются.
Не порождает ответственности работодателя такая задержка документа, которая обоснована:
- отсутствием на месте работы специалиста в дату увольнения. Такое отсутствие может быть обосновано временной нетрудоспособностью, отпуском, прогулом, признанием лица осужденным и иными факторами;
- отказом в получении документа, при условии надлежащего документального оформления такого отказа;
- направлением в адрес уволенного уведомления о необходимости получения документа.
В ситуациях, когда невозможность вручения трудовой обоснована отсутствием работника или его отказом от принятия документа, что исключает ответственность работодателя, последнему необходимо:
- осуществить фиксацию ситуации, путем составления акта о предоставленном отказе получения книжки или отсутствии на работе, с проставлением соответствующей записи в табеле, учитывающем время труда специалистов;
- направить в адрес бывшего сотрудника письменное уведомление, в котором выразить просьбу о посещении предприятия для получения книжки, либо для предоставления предприятию права на ее направление путем почтовой отправки. Дополнительно В указанной ситуации специалисту отдела кадров стоит позаботиться о том, чтобы такое уведомление было направлено по всем известным адресам ранее принятого в компанию лица.
Выполнение указанных действий будет свидетельствовать о том, что со стороны предприятия предприняты все необходимые меры по своевременному предоставлению лицу, с которым расторгнут трудовой договор его трудовой и иной документации.
Ситуации, исключающие ответственность руководства
В некоторых случаях компания не может быть привлечена к ответственности. Это касается ситуаций, когда гражданин сам отказывается забирать книжку, либо отсутствует на месте в указанное время. На это у него может быть несколько причин, но сам факт, что не отдают ему трудовую книжку без вины компании, свидетельствует в ее пользу.
Ответственность не наступает, только если ситуация имеет должное оформление. Для начала нужно составить акт, указывающий на отсутствие гражданина на месте. Сведения об этом вносятся в табель. Затем сотруднику отправляют заказное письмо, где указана необходимость явиться за документом. Обычная корреспонденция не имеет смысла, поскольку она не дает никаких доказательств того, что человек получил документ и ознакомился с информацией. С момента отправки такого письма с компании снимается ответственность.
Законодательные регламентации по трудовой книжке
Образец трудовой книжки является законодательно закрепленным. Правила, согласно которым ведутся, хранятся и выдаются трудовые книжки, регламентируются федеральными органами исполнительной власти, которые уполномочены на это Правительством РФ.
Законодательные основы обращения с трудовыми книжками содержатся в следующих актах:
- Постановление Правительства РФ от 16.04 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» содержит правила ведения и хранения этого документа, а также образцы необходимых бланков, особенности их изготовления и распространения среди работодателей;
- ст. 66 ТК РФ предписывает пользоваться для разрешения вопросов, связанных с трудовыми книжками, вышеупомянутыми Правилами № 255;
- ст. 65 ТК РФ говорит об обязательности наличия трудовой для заключения договора между работником и работодателем;
- ст. 80 ТК РФ, посвященная вопросам увольнения по желанию работника, прямо содержит норму о выдаче трудовой и других документов, связанных с его работой, в последний день на службе увольняющегося сотрудника при предъявлении последним письменного заявления;
- ст. 140 ТК РФ настаивает на необходимости окончательного расчета с сотрудником в день его увольнения, в том числе и касательно принадлежащих ему документов, в том числе и трудовой книжки;
- ст. 234 освещает ответственность работодателя в случае нарушения им права сотрудника на новое трудоустройство, невозможное без трудовой книжки, если она не была выдана увольняемому в срок, а ст. 237 говорит о возможности возмещения морального вреда за такое нарушение.
Сроки выдачи при увольнении
Трудовое законодательство предусматривает увольнение работника с соблюдением определённых последовательных действий:
- Подача заявления об уходе и его подписание у руководителя заведомо, за 15 дней до расторжения трудового договора.
- Заведомое, за 3 дня, предупреждение работника при увольнении по дисциплинарному взысканию.
- Издание приказа работодателем.
- Внесение записи в «сведения о работе» в трудовой. Какая печать ставится в трудовой книжке при увольнении — читайте здесь.
Основываясь на ст. 84.1 ТК РФ, трудовая работника должна выдаваться по его требованию в последний рабочий день. В этот день в документ должна быть внесена соответствующая запись об увольнении, основанная:
- на соответствующей статье ТК РФ;
- на изданном приказе об увольнении.
Кроме выплаты компенсаций, работодателю, возможно, придется нести и иные расходы. В частности, если требование о выплате компенсации за задержку выдачи трудовой книжки рассматривалось судом, который встал на сторону уволенного, надо возмещать судебные расходы. Согласно ГПК РФ они состоят из государственной пошлиныи издержек, связанных с рассмотрением дела (ч. 1 ст. 88). Что считается издержками – сказано в ст. 94 ГПК РФ: суммы, подлежащие выплате свидетелям, экспертам, специалистам и переводчикам, расходы на оплату услуг представителей и связанные с рассмотрением дела, почтовые расходы и др.
Административный штраф – еще одна возможная статья расходов работодателя. Задержка выдачи трудовой книжки по факту является нарушением трудового законодательства, за которое ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ предусмотрена для юридических лиц административная ответственность – штраф от 30 000 до 50 000 руб.
Если контролирующие органы установят, что задержка выдачи трудовой книжки уже имела место и работодателя привлекали за это к административной ответственности, в случае очередной задержки штрафы будут посущественнее и для юридических лиц составят от 50 000 до 70 000 руб.
Решение вопроса с помощью трудовой инспекции
Если востребовать бесконфликтно свою трудовую книжку уволившемуся сотруднику не удалось, ему следует дальше обращаться в государственную трудовую инспекцию, написав туда жалобу(заявление) об удержании этого документа. В заявлении следует попросить, провести расследование и заставить работодателя вернуть книжку. Заявление пишется в двух экземплярах от руки или оформляется через сайт Роструда.
Работодателя об этом лучше предупредить, т. к. эта мера воздействия грозит ему многими проблемами. Инспекция за преднамеренную невыдачу трудовой книжки вправе наложить на него штраф и даже приостановить работу предприятия сроком в 90 дней. Также она имеет полномочия одновременно с проверкой фактов, изложенных в жалобе, проверить всю деятельность предприятия, а это работодателю совсем не нужно. Поэтому, он может поспешить с выдачей нужных работнику документов.
Материальная и моральная компенсация работнику
Не вернув трудовую книжку своевременно, работодатель лишает работника возможности устройства на новую достойную работу, т. к. для официального оформления на работу потребуется не только заключение трудового договора и издания приказа о принятии, но и соответствующая запись в книжке. Также он сталкивается не только с трудностями при трудоустройстве, но не может получать пособие при постановке на учет в Центре Занятости. Все это создает повод предъявить работодателю иск на возмещение финансовых потерь и морального ущерба. За все дни вынужденной безработицы суд может обязать ответчика выплатить ушедшему работнику средства, компенсирующие все его убытки. Компенсация должна составлять сумму, рассчитанную путем умножения среднего дневного заработка бывшего работника на число дней просрочки возврата документа.
Материальная и моральная компенсация работнику
Для взыскания любого вида компенсирования для начала нужно обратиться в суд с исковым заявлением. То есть пожаловаться на действия бывшего наймодателя. Каждый день удержания является нереализованной сменой, а значит простоем по доходам. Взыскиваемая сумма в каждом случае разнится. Смотря во сколько оцениваются рабочие сутки и каково их количество. Компенсировать душевные страдания не так просто. Даже если вам не отдали трудовую книжку в день увольнения и не предоставляют ее при отсутствии законных оснований намного позже. Обычно истцы здесь прописывают гораздо большие цифры к выплате, чем потом утверждает судья.
Если обращаться в трудинспекцию, то по итогам проверки работодателя штрафуют, но подобная санкция идет не в пользу потерпевшего. Это просто наказание рублем в муниципальную казну. Причем размер разнится в зависимости от статуса виновника. Налагаемые на юрлицо штрафы всегда выше, нежели направленные на конкретное должностное лицо. Для ИП разработаны специальные статьи расходов.
Работник иногда и вовсе оказывается неправым. Система ведения кадровой документации несовершенна. Человек пишет заявление на прием и отдельное с просьбой о заведении ему обсуждаемого документа. Гражданин может прийти на очередную вакантную позицию и заявить, что у него никогда не было ТК ранее. Кадровик вынужден будет сделать ее, устроить товарища на основное место работы. Но работает такая схема недолго, если в ПФР уже есть сведения о его текущем трудоустройстве.
Как быть, если трудовая книжка осталась у ликвидированной организации?
В практике возникают проблемные для сотрудников ситуации – трудовая остается на работе у организации, которая находится на стадии ликвидации. Не каждый работодатель соблюдает правила и передает документы в архив. После этого обнаруживается, что документ найти почти нереально.
Здесь потребуется направить обращение в адрес прошлого работодателя и попросить его оформить дубликат трудовой книжки сотрудника.
Кроме того, остается вариант с подачей иска. Ответчиком выступает ликвидируемая или уже ликвидированная организация. Через суд можно добиться компенсации, в т. ч. и за факт не передачи персональных документов сотрудников в государственный архив.
Любой работодатель, не выдавший бывшему сотруднику трудовую книгу, несет ответственность, поскольку он нарушается его трудовые права. Виновника ожидает административная статья и штраф.
Работодатель не имеет права удерживать трудовую. А при отказе в выдаче трудовой сотрудник вправе подать жалобу в ГИТ или органы прокуратуры. Вопрос относительно компенсации решается в судебном порядке. При удачном раскладе, работодателя обяжут заново провести увольнение сотрудника с исправлением записи в трудовой, выплатой материального и/или морального возмещения.
Когда работодатель не несет ответственности за задержку выдачи трудовой книжки при увольнении
Следует сразу оговориться, что законодательством предусмотрен ряд случаев, когда работодатель может не беспокоиться о негативных последствиях при задержке выдачи. Такие ситуации регулируются ч.6 ст. 84.1 ТК РФ. Данной статьей устанавливаются следующие исключения:
- Когда в день прекращения рабочих отношений отсутствует возможность предоставить трудовую книжку увольняющемуся (он не находится на рабочем месте или сознательно уклоняется от получения). Кодексом предусмотрена обязанность руководителя известить работника о необходимости забрать документ или выразить согласие на отправку при помощи почтовой службы. С момента отправки такого извещения с работодателя убирается ответственность за несоблюдение сроков выдачи документа. К сведению Важно учитывать, что отправка трудовой книжки почтовым пакетом без предварительного согласия владельца не считается соблюдением правил передачи данного документа. Если работник не пришел и не предоставил письменного подтверждения на пересылку, трудовую книжку положено хранить до передачи владельцу в течение 75 лет.
- Когда день окончания рабочих отношений не является в то же время последним днем работы (в случае увольнения человека за прогул или в результате вынесения приговора, исключающего возможность продолжать выполнение рабочих функций, а также при завершении трудовых отношений с женщиной, когда контракт был пролонгирован до истечения отпуска по беременности или родам). В такой ситуации документ предоставляется в течение 3 рабочих дней с момента поступления письменного уведомления от уволившегося с просьбой о выдаче.
Компенсация морального вреда
Кроме материальной ответственности, на оттягивающего выдачу трудовой книжки нанимателя может быть возложена необходимость компенсировать моральный вред, под которым понимаются понесенные нравственные или физические страдания.
Трудовым кодексом установлено, что работодатель обязан компенсировать моральный вред, причиной которого является исполнение сотрудником его должностных обязанностей (ст.22). Моральный вред при этом возмещается в размере, установленным договоренностью сторон, а при невозможности ее достижения – решением суда.
К сведению В соответствии с Гражданским кодексом компенсация морального вреда взыскивается вне зависимости от ответственности за имущественный вред.
При установлении размера такой компенсации во внимание принимается степень вины нанимателя, личные особенности пострадавшего, влияющее на степень страданий, а также принцип разумности и справедливости.
Действия при задержке выдачи трудовой книжки работодателем при увольнении
Не все работники знают, как правильно действовать в ситуациях с задержкой выдачи документов, которые должны быть получены при увольнении. В первую очередь, необходимо отправить нанимателю письменное уведомление о выдаче трудовой книжки. Такое обращение должно быть оформлено определенным образом – содержать точные реквизиты каждой из сторон (правильное наименование, адрес). Уведомление должно быть вручено должностному лицу, которое ставит на копии заявления дату и входящий номер корреспонденции, а также свою подпись.
В случае, когда организация не хочет принимать заявление или имеются иные препятствия к личному обращению, можно отправить заказное письмо с описью вложения и уведомлением о вручении.
Следующим шагом может быть обращение в одну или несколько следующих инстанций:
- Государственная инспекция труда, которая обязана дать ответ на поступившую жалобу в течение 30 дней;
- Региональное отделение прокуратуры по месту расположения нанимателя – на рассмотрение также дается до 30 дней, при этом эффективность принятых мер выше, чем при обращении в инспекцию;
- Гражданский суд с исковым заявлением о возвращении трудовой книжки, а также взыскании материального и морального вреда. В случае вынесения положительного решения с работодателя можно взыскать дополнительные расходы, связанные с судебной тяжбой (например, юридические или транспортные). Важно помнить: обратиться в суд можно в течение 3 месяцев с момента прекращения контракта.