Как провести медосмотр при приеме на работу: алгоритм и образцы документов

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как провести медосмотр при приеме на работу: алгоритм и образцы документов». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

В п. 6.3 указания ЦБ РФ №3210-У от 11.03.2014 сказано, что подотчетные лица обязаны сдавать авансовые отчеты вместе с подтверждающей документацией, но какой чек нужен для отчета в бухгалтерию, в указаниях Центробанка не сказано. По сути, это любой финансовый формуляр, подтверждающий расходы и содержащий обязательные реквизиты бухгалтерской первички. В противном случае бланк нельзя принять к бухучету.

Медосмотры должен оплачивать работодатель

Согласно положениям 212 статьи ТК РФ работодатель организовывает проведение за счет собственных средств:

• обязательные предварительные (при поступлении на работу),

• периодические (в течение трудовой деятельности) медицинские осмотры,

• а также другие обязательные медицинские осмотры,

• обязательные психиатрические освидетельствования работников,

• внеочередные медицинские осмотры,

• обязательные психиатрические освидетельствования работников по их просьбам в соответствии с медицинскими рекомендациями с сохранением за ними места работы (должности) и среднего заработка на время прохождения указанных медицинских осмотров, обязательных психиатрических освидетельствований.

Доводы работодателя о том, что оплата предварительного медицинского осмотра должна производится в форме компенсации расходов истца по проведению медицинского осмотра обоснованно отклонены судом первой инстанции, поскольку положениями трудового законодательства предварительный медицинский осмотр осуществляется за счет работодателя, а не за счет средств работника с последующей компенсации ему понесённых затрат.

Если формируете платежку вместо уведомления

Напомним, что с 2023 года организации и ИП должны сдавать в ИФНС уведомления об исчисленных налогах и взносах.

Уведомление об исчисленных суммах представляется по тем налогам и взносам, по которым по сроку уплаты еще не подается налоговая отчетность (п. 9 ст. 58 НК). Это ежемесячные платежи по НДФЛ и страховым взносам, авансовые платежи по налогу на имущество, транспортному и земельному налогам, по ЕСХН и налогу по УСН.

Однако в 2023 году – переходный период. Пока организации и ИП вправе вместо уведомлений направлять в ИФНС «старые» платежки по каждому налогу или взносам. Но заполнять их нужно по-особенному.

С 11 февраля 2023 года стало ясно, какие данные нужно внести в платежку-уведомление:

Поле	Что вносим в платежку
Поле 104	КБК конкретного налога или взносов из 20 знаков, как в уведомлении.
КПП плательщика	Значение КПП плательщика, за кого платим.
Поле 105	Код ОКТМО из 8 цифр.
Поля «106», «108» и «109»	«0» (ноль). Если показать другое значение, в ИФНС сами решат принадлежность платежа.
Поле 107	Налоговый период из 10 знаков, 2 из которых – разделительные, их заполняем точкой («.»)
«ИНН» и «КПП» получателя	ИНН и КПП уполномоченного территориального налогового органа – администратора источников финансирования дефицита федерального бюджета.
Поле «Получатель»	Сокращенное наименование органа Казначейства и в скобках – наименование уполномоченного налогового органа, который администрирует источники финансирования дефицита федерального бюджета.
«Назначение платежа»	Дополнительные данные для идентификации назначения платежа.
Поле «101»	02

Итоговая шпаргалка (пямятка)

Поле	Платежка по ЕНП	Платежка вместо уведомления о начислениях	Платежки не на ЕНС
Плательщик (поле 8)	Краткое наименование организации или обособленного подразделения; Ф.И.О предпринимателя
КПП плательщика (поле 102)	У российских организаций – «0», но допустимо указать КПП плательщика. У ИП – «0»	КПП, присвоенный инспекцией, куда организация платит налоги, сборы или взносы. У ИП – «0»
Статус плательщика (поле 101)	01	02	01
КБК (поле 104)	КБК ЕНП – 18201061201010000510	КБК налога, сбора или взносов	КБК налога или сбора
ОКТМО (поле 105)	0, но допустимо указать ОКТМО территории, куда по НК зачисляется платеж	ОКТМО территории, куда по НК зачисляется платеж
Основание платежа (поле 106)
Налоговый период (поле 107)		Период, за который перечисляете налог или взносы
Номер документа-основания платежа (поле 108)
Дата документа-основания платежа (поле 109)

Нужно ли облагать налогами возмещение работникам расходов на медосмотры?

ИА ГАРАНТ

В организации сотрудники проходят первичные (при приеме на работу) и вторичные обязательные медицинские осмотры. Сотрудники оплачивают стоимость медосмотра, а потом организация возмещает им эти расходы. Надо ли облагать НДФЛ и страховыми взносами суммы возмещения работникам расходов на оплату медицинских осмотров?

• По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:
• Суммы возмещения работникам расходов на прохождение обязательных медицинских осмотров не подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами.
• При этом, исходя из последних разъяснений Минфина России, такие выплаты не подлежат обложению НДФЛ только в случае, если они возмещены за счет прибыли, остающейся в распоряжении организации.
• Также, по мнению Минфина России, компенсация работникам расходов на оплату медицинских осмотров не входит в перечень выплат, не подлежащих обложению страховыми взносами, поэтому такие выплаты облагаются страховыми взносами в общеустановленном порядке.
• Обоснование позиции:

Правила по составлению отчета

На сегодняшний день нет унифицированного, строго обязательного к заполнению образца отчета, тем не менее, большинство бухгалтеров по старинке предпочитают использовать ранее общеприменимую форму. Это понятно: в него включена вся необходимая информация, в том числе —

• сведения об организации, выдавшей деньги,
• сотруднике, их получившем,
• точная сумма средств,
• цели, на которые они были предназначены.
• здесь же отражаются произведенные расходы с приложением всех подтверждающих документов. Кроме того, отчет содержит подписи сотрудников бухгалтерии, выдавших деньги и принявших остаток, а также того работника, на которого были оформлены подотчетные средства.

Ставить печать на документе не обязательно, поскольку он является частью внутреннего документооборота компании, к тому же с 2016 года юридические лица, как ранее и ИП имеют полное законное право не использовать для визирования бумаг оттиски печатей и штампов.

Создается документ в единственном оригинальном экземпляре, причем задерживать с его заполнением не стоит – по закону, он должен быть оформлен максимум через трое суток после того, как деньги будут израсходованы.

Поскольку авансовый отчет относится к первичной бухгалтерской документации, его к его заполнению стоит относиться очень внимательно и стараться не допускать ошибок. В тех случаях, когда избежать этого не удалось, лучше заполнить новый бланк.

Заполнение авансового отчета не составит большого труда. Его должны сформировать в положенный срок подотчетный сотрудник и бухгалтер.

Сотрудник, получивший денежные средства подотчет, заполняет лицевую сторону.

Ему необходимо указать следующую информацию:

• краткое, полное наименование организации, ее код в соответствии с классификацией ОКПО;
• реквизиты отчета — его номер и дата;
• далее необходимо оставить место для визирования отчетности руководителем компании — после проверки документа бухгалтером руководитель ставит свою подпись, дату и указывает подотчетную сумму прописью;
• фамилию, имя и отчество подотчетного лица, его должность, табельный номер и структурное подразделение;
• назначение выданной подотчет суммы.

После внесения первичной информации подотчетному служащему необходимо заполнить табличную часть отчета.

Если руководствоваться формой АО-1, то сотруднику надлежит вписывать сведения в левую и правую таблицы.

В левой таблице указываются данные об авансированных денежных средствах:

• общая сумма;
• денежная единица аванса — рубль или иностранная валюта;
• остаток или перерасход (при наличии).

В правой таблице приводятся бухгалтерские сведения: счета и субсчета, по которым будет проведен аванс, с указанием точных размеров затрат. Эту часть заполняет бухгалтер.

Составление заявления на возмещение медосмотра

Заявление от сотрудника нередко является главным документом, на основании которого работодатель производит компенсацию за медицинский осмотр. Обязательной формы для такого документа установлено не было. Именно поэтому формирование заявления можно осуществлять в свободном порядке.

Однако сотруднику обязательно нужно проследить за тем, чтобы готовая заявка включала в себя следующие сведения:

1. Данные о сторонах профессиональных отношений. В правом верхнем углу указывается ФИО директора предприятия либо иного уполномоченного лица, а также наименование должности. Далее включается информация о самом сотруднике, которым и было составлено данное заявление.
2. Следующим этапом становится указание наименования документа – «Заявление», а также основных причин, по которым оно было составлено. Сюда нужно поместить просьбу относительно предоставления денежной компенсации за ранее пройденный сотрудником медицинский осмотр. Обязательно нужно указать дату, в которую он проводился.
3. И, наконец, нужно написать точную сумму компенсации, а также сведения о том, что все подтверждающие документы будут предоставлены заинтересованным лицом.
4. В самом низу листа необходимо указать дату формирования данного заявления, а также поставить свою личную подпись с расшифровкой.

Как возвращать деньги: пошаговая инструкция для сотрудника

Если кандидат на должность был вынужден по инициативе работодателя отправиться на предварительное медицинское обследование, то он имеет право требовать возмещения всех денежных расходов.

Перед прохождением медосмотра на предприятии работнику выдается направление, в котором указывается перечень врачей, которых необходимо пройти. Стоимость услуг именно этих специалистов будет возмещать работодатель.

Для получения возмещения работник должен обратиться в бухгалтерию предприятия и предоставить следующий пакет документов:

• заявление с просьбой возместить потраченные средства;
• направление на прохождение медицинского обследования;
• квитанция об оплате медицинских услуг;
• медицинское заключение врачей.

Если работнику отказано в трудоустройстве, то работодатель в любом случае обязан возместить потраченные на медосмотр средства. Если работодатель отказывает в оплате, то работник имеет право обратиться в суд с исковым заявлением.

Как исправить ошибки в авансовом отчете?

Если вы нашли ошибку в авансовом отчете, то исправления можно сделать по общим правилам исправлений в первичных документах:

• Если сделали какую-то неправильную запись (Например: сотруднику выдали в подотчет 5 000 руб. на канцтовары. Фактическая стоимость составила 4 278,13 руб. При заполнении авансового отчета сотрудник допустил ошибку, указал сумму расхода 4287,13.) В данном случаи необходимо зачеркнуть одной строкой 4 278,13 , прописать верную сумма 4 287,13 с пометкой исправленному верить, при этом исправленная запись должна быть читаемой;
• Рядом сделать отметку «исправлено»;
• Ответственный сотрудник должен заверить исправление своей подписью.

Авансовый отчет в 1С 8.3 — образец заполнения

Предлагаем рассмотреть, как происходит формирование авансового отчета в программе 1С Бухгалтерия редакция 3.0. Для примера возьмем два вида: за купленный товар и за проезд на транспорте (поезде). Изначально денежные средства передаются сотруднику через документ «Выдача наличных» по расходно-кассовому ордеру. Находится он в журнале «Кассовые документы», пункт меню «Банк и касса»:

Открывается форма для заполнения. Здесь заполняем поля:

• Вид операции – выдача подотчетному лицу;
• Получатель – Фамилия имя отчество лица, которому выдаются деньги;
• Сумма – указывается сумма выданного аванса;
• Статья ДДС – заполняется автоматически на основании указанного вида операции;
• Комментарий – здесь можно указать, на что именно выданы денежные средства или другую необходимую информацию.

Нажимаем «Провести» и посмотрим, какие проводки сформировались: Дт71.01 — Кт50.01 – расход из кассы. Эта сумма была передана подотчетному лицу на покупку некоторого товара. А теперь выдадим другую сумму другому лицу на проезд. Аналогичным образом формируем документ «Выдача наличных». Общий расход денег можно посмотреть в оборотно-сальдовой ведомости по 71 счету. Будет отображаться, кому и какая сумма была выдана:

Переходим к оформлению авансовых отчетов. Вкладка «Банк и касса», раздел «Касса», входим в журнал «Авансовые отчеты»:

При нажатии на кнопку «Создать» открывается форма заполнения документа:

• Поле «Подотчетное лицо» — кому выдавали денежные средства;
• Поле «Склад» — не заполняется.

Далее нажимаем кнопочку «Добавить» и в появившемся окошке выбираем «Выдача наличных».

Программа самостоятельно выбирает документ по указанному подотчетному лицу. На экране появляется окошко с созданным ранее документом на выдачу наличных этому сотруднику:

Нажатием, этот документ переносится в табличную часть авансового отчета.

Переходим на вкладку «Прочее» и нажимаем кнопку «Добавить». На этой вкладке нужно ввести зачем выдали, какую сумму, счет списания и т.д.:

• Документ расхода – прописываем название, например — «Билет», в пустой строке снизу указываем номер и дату билета;
• Номенклатура – прописываем название (будет отражаться в печатной форме);
• Сумма – указываем стоимость билета;
• НДС – не облагается, поэтому выбираем «Без НДС»;
• Счет затрат – указываем 26 (Общественные расходы);

После ввода всей информации нажимаем «Провести» и смотрим образовавшиеся проводки: Дт26 — Кт71.01.

В оборотно-сальдовой ведомости отражается списание данных средств на конец расчетного периода:

С помощью второго авансового отчета рассмотрим покупку какого-либо товара подотчетным лицом. Открываем новый документ «Авансовый отчет» и приступаем к заполнению:

• Подотчетное лицо — выбираем, кому выдавали денежные средства на приобретение товара;
• Документ аванса – заполняется аналогично, через клавишу «Добавить», «Выдача наличных», выбор расходно-кассового ордера в появившемся окне.

Так как покупался товар, далее переходим во вкладку «Товары».

Здесь указываем, что приобрелось и в каком количестве поступит на склад, а также, на какую сумму, у какого поставщика и т.д. Заполняем:

• Документ(расхода) – товарный чек (или накладная);
• Ниже – номер товарного чека и дата;
• Номенклатура – наименование приобретенного товара;
• Количество – сколько единиц поступит;
• Сумма – которая указана в товарном чеке;
• НДС – 18%, сумма НДС высчитывается программой;
• Поставщик – берем из товарного чека, название организации, у которой куплен товар;
• СФ – ставим галочку, если выдан счет-фактура;
• Реквизиты счета-фактуры — прописываем номер и дату;
• Счет учета – 41.01 (Товары на складах);
• Счет НДС – 19.03 (НДС по приобретенным материально-производственным запасам);
• Номер ГТД (Страна производитель) указывается в случае, если товар импортный.

• Дт41.01 — Кт71.01 – себестоимость товара;
• Дт19.03 — Кт71.01 – входящий НДС.

Обратите внимание на нижнюю часть документа «Авансовый отчет», который только что был заполнен. Программа просчитала, на основании созданных документов, какую сумму получило подотчетное лицо, какая сумма израсходована и какая сумма осталась неучтенной (остаток).

Вот этот остаток нужно вернуть в кассу. Для этого переходим в журнал «Кассовые документы». Нажимаем клавишу «Поступление».

Заполняем и проводим:

• Вид операции – Возврат от подотчетного лица;
• Подотчетное лицо – указываем от кого принимаем возврат денежных средств;
• Сумма платежа – указываем сумму, которую необходимо вернуть в кассу.

Посмотрим через оборотно-сальдовую ведомость, что до проведения возврата на подотчетном лице числился остаток:

А после проведения возврата, этот остаток ушел и находится в кассе:

Также с помощью авансового отчета возможно отражение оплаты поставщикам за уже оказанные услуги или полученный товар.

Заполняем поле «Подотчетное лицо», если оплата за товары – выбираем склад, если оплата за услуги – то не заполняем. Все необходимые заполнения происходят на вкладе «Оплата» с помощью кнопки «Добавить».

• Документ (расход) – указываем чек, товарный чек или накладная;
• Ниже – номер и дата документа;
• Контрагент – кому производим оплату и ниже договор по нему;
• Сумма – прописываем сумму из документа.

Кому нужно проходить медкомиссию при трудоустройстве

Существуют определённые категории сотрудников, для которых прохождение медосмотра предопределено действующим законодательством:

• водители — обязательно прохождение нарколога и психолога;
• персонал, задействованный на предприятиях с вредными и опасными условиями труда — фактор вредности определяется специальной оценкой;
• офисные служащие, вынужденные проводить за компьютером больше половины рабочего времени — ежегодно;
• сотрудники предприятий общепита — оформление медкнижки;
• работники пищевых предприятий — оформление медкнижки;
• персонал, работающий в непосредственном контакте с детьми — преподавательский состав дошкольных и школьных учреждений, включая группы временного пребывания;
• сотрудники сфер бытового обслуживания — банно-прачечные комплексы, парикмахерские, салоны красоты и пр.;
• медперсонал — поликлиники, лаборатории, стационары.

Помимо этого, медкомиссии проходят несовершеннолетние сотрудники и персонал, откомандированный на Крайний Север и районы с аналогичными условиями.

Заявление на предоставление компенсации за понесенные траты при самостоятельном прохождении обязательного медосмотра

Данный вид заявления не предполагает использования типового формата документа. Составляется он работником самостоятельно и в произвольной форме

При написании рекомендуется принять во внимание следующие общие правила написания:

1. Адресуется заявление главе конкретной организации (директору), поэтому в тексте нужно записать ее название, а также должность, ФИО адресата.
2. Заявитель должен указать свои личные данные, а именно: ФИО, должность, отдел.
3. В основной части заявления следует прописывать не только просьбу о выдаче компенсации, но и ее размер (т. е. понесенные по факту траты заявителем).
4. В заявлении необходимо сослаться на конкретный платежный документ, который подтвердит траты по пройденному медосмотру.
5. Заявление подписывается и датируется лично работником.

Наниматель, который принял на рассмотрение письменное заявление, как правило, оставляет на нем свою резолюцию и подпись. При положительном решении нанимателем дается согласие на возмещение конкретной суммы понесенных трат.

Обязанности подотчетного лица

Подотчетное лицо или сотрудник, получивший средства организации на выполнение задач, связанных с её деятельностью, обязан:

• выполнить производственно-хозяйственное задание, например, купить товар, оплатить услугу, отправиться в командировку (в другую организацию по месту работы или за ее пределы);
• использовать для оплаты товаров и услуг в ходе выполнения задания полученный от организации аванс;
• отправить на хранение ответственному лицу приобретенные для организации товары;
• собрать необходимый пакет документов, оформленный соответствующим образом для подтверждения расходования средств;
• сформировать отчет о целевом использовании средств и в оговоренный срок подать его вместе с подтверждающими документами в бухгалтерский отдел;
• возвратить остаток неиспользованных средств или получить компенсацию в случае перерасхода.

Обратите внимание, что в служебную командировку может быть направлен сотрудник, работающий по трудовому договору, а не договору подряда (гражданско-правовому). Сотрудник, работающий по договору подряда, подотчетным лицом выступать не может.

Подтверждающие документы для авансового отчета

Подотчетный сотрудник обязательно должен оправдать понесенные в ходе выполнения задания расходы. Ниже дан перечень документов для авансового отчета, которые доказывают целевое использование средств на нужды компании:

• кассовый чек;
• товарный чек;
• бланк строгой отчетности (БСО);
• приходный кассовый ордер (ПКО);
• счёт-фактура;
• товарная накладная;
• билет и посадочный талон на транспорт.

Чеки — это самые популярные документы, принимаемые к авансовому отчету. Они выдаются при расчете в магазинах, медицинских учреждениях, гостиничных комплексах и т.п. В качестве первичного документа кассовый чек должен содержать:

• наименование документа;
• порядковый номер за смену;
• дата, время, место проведения операции;
• наименование организации;
• ИНН, система налогообложения;
• признак расчета;
• перечисление товаров/услуг и их стоимость;
• формат оплаты товаров/услуг;
• ФИО продавца;
• реквизиты кассового аппарата;
• порядковый номер документа;
• адрес сайта, на котором возможна проверка подлинности документа;
• QR-код.

Для чего сотрудник обязан предоставить документы, которые подтверждают проживание в гостинице в командировке

Согласно ст. 168 ТК РФ, член организации, вернувшийся из командировки по России или иностранному государству, имеет право на компенсацию средств, потраченных им на съем жилья. Размер оплаты и порядок ее возмещения регламентируется коллективным договором предприятия либо иным документом, содержащим нормативные акты.

Договор составляется в свободной форме и подписывается директором компании. Здесь указаны правила оформления отчетных документов для командировочных за проживание, на основании которых впоследствии составляется авансовый отчет. Сюда также входят документы, которые подтверждают дополнительные расходы сотрудника, связанные с трудовой деятельностью.

Согласно Постановлению Правительства РФ № 749, командированный заблаговременно получает на руки денежные средства для оплаты расходов в деловой поездке. Возвратившись из деловой поездки, он обязан документально подтвердить потраченную сумму, предоставив необходимые справки в должном объеме.

Как подсчитать расходы на предстоящую командировку

Расходы на жилье и другие услуги в деловой поездке, подтвержденные работником документально — экономически обоснованные траты. С них не взимаются страховые взносы и НДФЛ. В случае неподтверждения расходов они также освобождаются от вычета НДФЛ согласно установленным нормативам, отраженным в ст. 217 НК РФ, п. 1.

При поездках по территории России сумма составляет 700 руб. в сутки, по заграничным странам — 2500 руб. в сутки. Страховые взносы в этом случае высчитываются со всей суммы. Что касается НДС, то по гостиничным услугам его возмещение происходит на основании счета-фактуры. Расходы, идущие на оплату проживания сотрудника в деловой поездке, сокращают базу по налогу на прибыль на основании ст. 264 НК РФ п. 1.12.

Похожие записи:

• Переезд на Дальний Восток на ПМЖ
• Установление происхождения детей
• Областные пособия, предоставляемые семьям с детьми в 2023 году