Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Потери рабочего времени и их устранение». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Рабочее время – это часть трудового дня, арендованная работодателем. В противовес личному времени рабочее время специалиста используется для решения текущих задач в организации, исполнения им прямых должностных обязанностей, прописанных в должностной инструкции. Это определяется договором, работодатель платит работнику за время, которое идентифицируется как трудовой день.
Что такое потери рабочего времени: основные определения
Потери рабочего времени на предприятии идентифицируются как промежуток трудового дня, в который сотрудник по тем или иным причинам не исполняет свои должностные обязанности. В эти часы он может осуществлять широкий перечень сторонних действий. Опоздания, ранние уходы, затянувшиеся обеденные перерывы, общение с друзьями в мессенджерах и социальных сетях, просмотр развлекательных сайтов – всё, что не относится к понятию «работа» в структуре дневного распорядка специалиста, определяется как потери рабочего времени в компании.
Мероприятия по устранению потерь рабочего времени направлены на то, чтобы определить нерациональные индивидуальные и общие потери и минимизировать их. Почему минимизировать, а не устранить полностью? Потому что даже при самой эффективной системе контроля руководитель не может отследить всё время сотрудника за трудовой день. Всегда есть непрогнозируемые факторы (о них мы поговорим ниже), поэтому речь идет о понятии «минимизация», а не «ликвидация» потерь рабочего времени сотрудника.
Что такое потери рабочего времени
Рабочим временем называется часть дня, в течение которой специалист исполняет указанные в должностной инструкции прямые обязанности и решает текущие задачи. Список обязанностей закрепляется в договоре. Работодатель должен оплачивать время, которое определяется как трудовой день.
Промежутки трудового дня, в течение которых специалист по каким-либо причинам не исполняет свои прямые обязанности, относятся к потерям рабочего времени. Такие периоды входят опоздания и ранние уходы, общение на отвлеченные темы, слишком долгие обеденные перерывы и т.д. В целом любые действия сотрудников, которые не касаются выполнения задач, попадают под определение «потери рабочего времени».
Бороться с нецелевым использованием рабочего времени помогают специальные мероприятия, в результате которых можно выявлять и минимизировать индивидуальные и общие потери. Устранить их полностью нельзя: даже при максимально эффективной системе мониторинга руководитель не может всесторонне контролировать каждого подчиненного. Кроме того, необходимо учитывать непрогнозируемые факторы, которые мы также рассмотрим в статье.
Что такое потери рабочего времени
Прежде чем рассматривать непосредственно потери рабочего времени, следует определить, что же именно представляет собой понятие рабочего времени в данном случае. Под рабочим временем подразумевается то время, в течение которого сотрудник в соответствии с требованиями законодательства, должен исполнять возложенные на него трудовые обязанности. Соответственно, потерями рабочего времени можно назвать те ситуации, в которых работник должен быть на своем рабочем месте и заниматься трудовой деятельностью, но по тем или иным причинам не делает этого.
К потерям рабочего времени не следует относить периоды, которые законодательно не предусматривают работу сотрудника. То есть, больничные работника, отсутствие на работе по уважительным причинам, декрет, сокращенное рабочее время, отпуска – не считаются потерями рабочего времени. Также не относятся к потерям рабочего времени и закрепленные законодательно права на отдых, в том числе и на перерыв.
Следует отметить, что потери рабочего времени являются неотъемлемой составляющей любого рабочего процесса и избежать их полностью невозможно. С точки зрения современных кадровых специалистов, объем потерь до 10% от общего времени является нормальной ситуацией, а в некоторых случаях, в зависимости от конкретного вида деятельности предприятия и должности сотрудника потери рабочего времени могут составлять и больший процент, являющийся нормой. Однако в большинстве ситуаций показатели свыше означенных указывают на наличие определенных организационных и кадровых проблем, а если объем потерь доходит до уровня 50 процентов – то ситуация фактически является критической.
Источники анализируемых данных
Источниками данных, по которым производится анализ расхода трудовых ресурсов, являются:
- Табели учета рабочего времени, в которых ежедневно отражают сведения о явке сотрудников на работу, продолжительности рабочего дня и недели, количестве выходных и праздничных дней, причинах пропусков;
- Фотография рабочего дня (данные мониторинга);
- Отчеты о выполнении планов;
- Статистические данные о структуре кадров, их текучести;
- Документы отдела кадров о приеме, увольнении, обучении, повышении квалификации сотрудников;
- Данные о потерях из-за выпуска бракованной продукции.
Анализ кадрового состава
Он позволяет выявить причины потерь рабочего времени, оценить структуру кадров и резервы более производительного труда.
В ходе аналитического исследования определяется степень обеспеченности кадрами, то есть отношение фактического числа постоянных работников к их плановому количеству.
Показателями кадровой обеспеченности являются разница между этими числами (абсолютное отклонение), а также процент отклонения от плановой численности. Например, если по плану число работающих составляет 240 человек, а фактически работает 217, то абсолютное отклонение составляет 23, а процент отклонения равен 9.6.
При анализе кадрового состава предприятия выявляют факторы, влияющие на темпы выпуска продукции, ее качество и скорость реализации, а также на получение прибыли.
Условно временные потери работников можно подразделить на две большие категории, от которых зависит вина самих сотрудников или ответственность за образовавшуюся задержку руководителя или иного уполномоченного лица.
Потеря рабочего времени по вине работников организации происходит в случае:
- опоздания или прогула сотрудника без достаточных оснований;
- незапланированных отлучек сотрудника во время исполнения им трудовых обязанностей;
- принятия собственного решения о завершении трудовой деятельности раньше установленного срока;
- простоя оборудования, если виной такого положения дел является работник, в частности, при неправильном использовании инструментов осуществления труда;
- ведения переговоров и обсуждений, которые не относятся к трудовой деятельности;
- перекуров и «пятиминуток» отдыха во время трудовой деятельности.
Помимо вины работников, существует ситуации, при которых виноватой стороной выступает именно работодатель, так как он по каким-либо причинам стал инициатором отсутствия труда, либо отсутствие трудовой деятельности не является виной ни работника, ни работодателя.
К таким причинам относятся:
- невозможность осуществления труда ввиду отсутствия сырья для производства;
- бездействие работников, вызванное отсутствием электрооснащения предприятия;
- поломки оборудования ввиду износа или производственного брака;
- ремонт оборудования, а равно цехов и иных технических помещений, от которых зависит деятельность организации;
- уход работника в декретный отпуск;
- у работника имеется необходимость в оформлении учебного отпуска;
- предприятие изготавливает некачественную продукцию ввиду неправильно составленных ТУ, а равно и в случае некачественного сырья.
Затраты и потери рабочего времени
Чтобы решить вопрос о том, какие затраты относятся к потерям рабочего времени (учитывая и длительность перерывов на обед), необходимо провести условное разделение процесса труда на тот период, который непосредственно уделяется производству, а также на нерациональную часть, которая уходит впустую. Под второе понятие попадают те затраты, которые не направлены непосредственно на исполнение должностных обязанностей или улучшение их качества.
Однако нельзя относить к данной категории то время, которое предусмотрено распорядком дня. Чаще всего в такое определение включают следующие понятия:
- опоздания на работу и отлучки в процессе деятельности;
- наличие прогулов, уход с работы раньше установленного графика;
- простои по вине работника, перекуры;
- разговоры, если они не относятся непосредственно к трудовой деятельности.
К примеру обеденный перерыв никак не может являться нерациональным использованием, поскольку он регламентирован графиком и является правом сотрудника на отдых.
Как избавиться от потерь времени работы
Для указанной цели необходимо проводить такие мероприятия:
- Следить за выполнением дисциплинарных правил, штрафовать персонал при нарушениях. Желательно установить программное обеспечение для специалистов, чтобы отслеживать, сколько времени затрачивает каждый из них на посещение интернет-страниц по отвлеченным темам.
- Поощрять сотрудников, которые максимально стараются выполнять свои функции премиями или увеличением зарплаты.
- Трудоустраивать только профессионалов, которые смогут соответствовать должностным требованиям.
- Повышать квалификацию работников.
- Проверять, как работает персонал, чтобы видеть, на что именно тратится время.
Аудит рабочего времени. Метод моментных наблюдений. Часть II
Окончание статьи, посвящённой методу моментных наблюдений. Метод помогает понять, как сотрудники расходуют рабочее время, позволяет выявить простои в работе и эффективнее организовать труд в организации. В первой части статьи был подробно описан сам метод моментных наблюдений. Во второй части автор рассказывает о том, как метод применяется на практике, описывает конкретный пример.
Пример практического применения ММН:
Метод был довольно успешно использован на предприятии, основной сферой деятельности которого является оказание IT-услуг и услуг связи. В обиходе он получил название «Засланный казачок».
Предыстория такова: в управлении по экономике и финансам данного предприятия в связи с увольнением начальника расчетно-тарифного отдела образовалась вакансия. Ее не могли закрыть в течение более чем полугода. В этот период работу отдела одновременно курировали руководитель управления и заместитель генерального директора по экономике и финансам.
Что такое и причины возникновения
Согласно классическому определению, под потерями понимаются отрезки рабочего времени, не потраченные на выполнение производственного задания или регламентированные перерывы. Наибольшую актуальность исследование этой темы имело в советский период, в условиях перманентных производственных соревнований. Тогда в качестве главной причины изучаемого явления рассматривалось недобросовестное отношение работника к труду, проявляющееся в таких проступках, как опоздания, прогулы, посторонние занятия в течение смены, порча или нерациональное использование сырья или оборудования и пр. В настоящее время подход к пониманию причин временных утечек изменился. В первую очередь это связано с появлением новых профессий, отличающихся сложностью и многообразием рабочих функций и, как следствие, многозадачностью. Кроме того, на многих предприятиях наблюдается неравномерность поступления заказов, что приводит к неравномерной нагрузке персонала всех звеньев.
Под коэффициентом потерь понимается условное обозначение периода трудовой деятельности работника в течение дня, которая характеризует его производительность.
Общая формула расчета коэффициента выглядит следующим образом:
(Время на выполнение задания)/(Время длительности смены)=K потерь рабочего времени
В идеале при расчете должна получаться единица, однако оптимизировать предприятие настолько сильно практически невозможно. Также для верности расчетов формула применяется отдельно для выяснения потери трудового времени по вине сотрудника и для определения простоя по вине работодателя или независящих от сторон причин.
Время на выполнение задания определяется работодателем, исходя из стандартных формул расчета, которые включают в себя различные методологические исследования.
Алгоритм расчета непроизводительных затрат рабочего времени
Этот показатель говорит о низком уровне дисциплины на предприятии. Затраты времени на устранение организационно-технических причин составили 25 мин. или 5,2% времени смены, что говорит о низком уровне организации и обслуживания рабочего места на 000 «Элегант». На основании выявленных потерь и непроизводительных затрат рабочего времени производится расчет коэффициента уплотнения рабочего дня: Купл — Бвн / Т * 100 =65/480 * 100 — 13,54% Бвн — потери внутрисменные Рост производительности труда за счет уплотнения рабочего времени рассчитывается по формуле: / ПТ = (ОП н — ОП ф) / ОП ф * 100 / ПТ = (420 — 331) / 331 * 100 = 26,9% Возможность роста производительности труда в результате уплотнения рабочего времени на 26,9% говорит о низком уровне эффективности фактического использования рабочего времени.
Формула расчета потерь рабочего времени
На основании собранной информации о потерях рабочего времени необходимо произвести расчеты, которые впоследствии могут быть применены для определения точного влияния потерь рабочего времени на деятельность предприятия. При этом наиболее эффективным является анализ в течение длительного периода, с использованием следующей формулы потерь рабочего времени:
(ПП – ФП)*РС*ЧС
ПП – плановая продолжительность рабочей смены.
ФП – средняя фактическая продолжительность рабочей смены.
РС – расчетное количество смен в году.
ЧС – число сотрудников.
Большое значение для определения издержек в данном случае имеет порядок учета рабочего времени. При суммированном учете рабочего времени, есть возможность вычета отдельных периодов потерь рабочего времени за счет отработки их сотрудниками. Если же суммированный учет не применяется, то все сверхурочные часы работы следует добавить к фактическим потерям рабочего времени, так как их оплата производится в двойном размере, а значит – является следствием неэффективного распределения труда.