Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Имеет ли силу документ без печати организации — Бюро «Печати и штампы»». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Если организация или ИП до сих пор при оформлении своей документации используют печати, то сейчас самое время отказаться от их использования. Как мы уже говорили, ни законодательство, ни практика разрешения судебных споров не обязывают их применять.
Как отказаться от использования печати
Если в уставе организации не закреплено использование печати, отказаться от нее можно, просто уведомив об этом своих контрагентов.
Если же говорить об ИП, то они вообще всегда использовали и используют печати исключительно по собственной прихоти. Федеральный закон от 08.08.01 № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» никогда не обязывал предпринимателей заводить и использовать печати.
Поэтому ИП также могут отказаться от печатей, лишь предупредив об этом своих контрагентов в любой удобной для них форме.
Несколько иначе обстоят дела в тех случаях, когда обязанность по применению печати закреплена в уставе организации. Но и здесь отказ от печати не представляет никакой трудности – достаточно просто внести соответствующие изменения в устав, убрав из него упоминания о печатях.
Таким образом, использование печати сегодня не является законодательной обязанностью. Применение печатей – это скорее дань многолетней традиции. При этом не следует забывать о том, что далеко не все традиции одинаково хороши.
Единственное предназначение печати – это удостоверение подлинности совершенной в документе подписи, и на сегодняшний день с этой задачей она справляется гораздо хуже, нежели та же электронная цифровая подпись.
Использовать печать или нет?
Данный вопрос, на наш взгляд, имеет однозначный ответ. Если вы не хотите сталкиваться с дополнительными проблемами в работе в виде частых конфликтов со специалистами банков и самых разных государственных органов, а также со всеми теми, кто об «отмене печати» еще не слышал, то живите по старинке – с печатью.
Если же вам представляется, что печать излишня в вашей работе, то будьте готовы следующие год-полтора (пока все не привыкнут) носить с собой:
- распечатку закона, сделавшего печати правом, а не обязанностью для хозяйственных обществ;
- устав организации;
- выписку из единого государственного реестра юридических лиц;
- кипу информационных писем за подписью генерального директора о том, что в соответствии с действующим законодательством общество печатью не пользуется.
Причем отдельные особо дотошные сотрудники контрагентов могут попросить предоставить, например, еще и нотариально заверенный документ, содержащий подпись генерального директора.
Согласно ГК РФ, ФЗ № 129 от 08.08.2001 индивидуальный предприниматель вправе не использовать печать при ведении документооборота. ФНС в письме № 28-10/15239 также указывает на тот факт, что изготовление собственной печати — это право ИП, но не его обязанность.
Все документы могут быть заверены только личной подписью, а полномочия — подтверждены паспортом и свидетельством о постановке на налоговый учет. В случае если контрагенты или госорганы все же требуют обосновать отсутствие печати – достаточно предоставить письмо о выбранном способе заверки документов. В письме, составленном в свободной форме, необходимо указать реквизиты (наименование, ИНН, ОГРНИП), а также сообщить, что документооборот осуществляется без печати согласно ФЗ № 129 от 08.08.2001.
Заказать печать можно в специальной фирме, занимающейся изготовлением подобной продукции. Возможно, что потребуется предоставить копию свидетельства о регистрации. Процесс изготовления печати занимает от нескольких часов до нескольких дней, а ее стоимость зависит от нескольких факторов, в том числе от объема информации на оттиске, типа оснастки и т. п.
При оформлении заказа на изготовление печати компании и индивидуальные предприниматели предпочитают следовать требованиям ГОСТов Р 51511-2001, Р 6.30-2003 и Р 7.0.8-2013, в которых регламентирован выпуск гербовой продукции. Чаще всего выбираются круглые печати диаметром 38 мм–42 мм с голубым, синим либо фиолетовым оттиском, где размещается следующая информация:
- полное наименование ООО или ИП;
- организационно-правовая форма;
- местонахождение;
- ОГРИП/ОГРН;
- Символика (за исключением герба РФ).
Что делать в спорные моменты
Печать является обязательным элементом для ряда документов. Часто приходится решать законность отсутствия печати через суд. Посмотрим, что говорят законы.
- Контракты. Законодательством не предусмотрено обязательное наличие печати договаривающихся сторон. Например, трудовые договоры могут быть заключены без печати.
- Первичная документация. Организации могут разрабатывать первичные учетные формы самостоятельно. Отпечатки пальцев на этих документах также не обязательны.
- История работы. При наличии печати ее необходимо ставить на титульном листе при заполнении трудовой книжки и при редактировании записей. Обязательная печать была отменена 27 ноября 2016 года.
- Составление отчетов. Многие организации представляют отчеты в электронном виде. Печать не требуется: ее заменила электронная подпись. Однако форма 4-ФСС, книга продаж, книга доходов и расходов по-прежнему требуют наличия на своих страницах чернового варианта.
Учет печатей и штампов
Все печати и штампы организации подлежат учету. Информация о том, в каком отделе находится тот или иной штамп или печать, когда и кому они были выданы, сданы и уничтожены, содержится в специальном журнале. Поскольку в этом журнале проставляются оттиски печатей и штампов, а также собственноручные подписи ответственных за них работников, он является рукописным. Возможный состав граф и способ заполнения показаны в Примере 5.
Изредка печатям приходится покидать пределы организации и отправляться, например, на совещание к контрагенту, по результатам которого сразу же будет подписан протокол разногласий к договору. Руководитель, который едет на совещание, должен взять печать с собой. Этот факт, равно как и факт возврата им печати, фиксируются в специальном журнале – см. Пример 6.
Когда без печати не обойтись
Законодательство Российской Федерации, регулирующее деятельность индивидуального предпринимателя (Гражданский кодекс, Федеральный закон № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей»), не обязывает ИП иметь печать. При этом в ряде подзаконных актов можно встретить указание на необходимость заверять документы печатью. Например, в Постановлении Правительства РФ № 359 «О порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники» в пункте 3 написано о том, что обязательным реквизитом бланка строгой отчетности, который оформляет ИП, является «должность, фамилия, имя и отчество лица, ответственного за совершение операции и правильность ее оформления, его личная подпись, печать организации (индивидуального предпринимателя)».
В какую часть документа ставится печать?
Проставляется печать для документов в большинстве случаев рядом с подписью лица, заверившего официальную бумагу. Как правило, в соответствующей области документа присутствует аббревиатура «М.П.» (место для печати). Но если она не предусмотрена исходной формой, не стоит прописывать ее вручную.
Куда можно ставить печать для документов при их заверении? Итак, на заверяемом документе печать должна стоять так, чтобы она позволяла:
- распознавать иные значимые реквизиты документа (наименования граф и сведения, которые в них содержатся);
- удостоверить подлинность подписи лица, заверившего документ.
Желательно также, чтобы печать частично захватывала одно из слов, составляющих название должности лица, подписавшего документ.
Контрагентами, налоговиками и иными госструктурами всегда приветствуется как можно более четкий оттиск печати на бумаге (но не жирный).
Можно ли ставить печать «для документов» на доверенность или на документы первичного учета и отчетность рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и бесплатно изучите разъяснения.
Использование печати на договорах
Требования к форме сделки закреплены в гл. 9 Гражданского кодекса РФ. Анализ этой главы позволяет сделать вывод, что на самом деле наличие печати на договоре необязательно для его действительности.
Это подтверждает и существующая судебная практика.
Так, в Постановлении Федерального арбитражного суда Московского округа от 05.03.2008 N КГ-А40/862-08 отмечено, что:
«Гражданским законодательством России наличие или отсутствие на договоре печати не является основанием для признания сделки незаключенной либо недействительной, наличие печати в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации не является обязательным реквизитом при заключении сторонами договора».
Такая же позиция содержится в Постановлении Федерального арбитражного суда Московского округа от 18.05.2006 N КГ-А40/3670-06:
«Ссылка ответчика в жалобе на несоответствие подписи истца в различных документах и отсутствие печати истца в договоре поставки нефтепродуктов также не может служить основанием к отмене решения. Эти доводы мог бы привести истец, поскольку они касаются его подписи и его печати, но не ответчик, чьи подписи и печати соответствуют его подписям и печатям в документах, на основании которых осуществлялась поставка нефтепродуктов. Какие-либо права и законные интересы покупателя приведенные ответчиком доводы не затрагивают. Печать не является основанием для признания сделки незаключенной либо недействительной, если она подписана уполномоченным руководителем юридического лица. Статья 153 Гражданского кодекса Российской Федерации, на которую ссылается заявитель жалобы, не содержит такого обязательного условия действительности сделки, как наличие печати».
Другой комментарий к Ст. 48 Гражданского кодекса Российской Федерации
1. В п. 1 комментируемой статьи указываются отличительные признаки юридического лица:
а) организационное единство;
б) имущественная обособленность;
в) самостоятельная имущественная ответственность по своим обязательствам;
г) участие в гражданском обороте и в судебных инстанциях от своего имени.
Организационное единство выражается в том, что юридическое лицо представляет собой организацию, которая имеет самостоятельный правовой статус, не связанный с правовым статусом создавших или входящих в нее участников (учредителей). Такая обособленность юридического лица закрепляется в учредительных и локальных нормативных актах организации, определяющих порядок ведения ее дел.
Наличие организационного единства предполагает также существование определенной внутренней структуры организации, которая бы отвечала целям и задачам юридического лица и выражалась в наличии у нее органов управления.
Имущественная обособленность юридического лица означает, что имущество организации должно быть обособлено от имущества любых иных лиц, в том числе от имущества ее учредителей (участников).
Пункт 1 комментируемой статьи указывает, что такое имущество организация может иметь в собственности, хозяйственном ведении или оперативном управлении (т.е. на основе вещного права). В связи с этим в юридической литературе иногда делается вывод о том, что не может быть признана юридическим лицом организация, у которой нет имущества на праве собственности, хозяйственного ведения или оперативного управления. Однако с подобным выводом согласиться нельзя — у организации может не быть имущества, закрепленного за ней на праве собственности, хозяйственного ведения или оперативного управления, поскольку помещения арендуются, а деньги находятся на счетах в банке. Поэтому при обособлении имущества другим способом (не на основе вещного права) организация может быть признана юридическим лицом. В связи с этим представляется подлежащей расширительному толкованию указанная формулировка п. 1 ст. 48. Наряду с имуществом обособлены могут быть исключительные права на результаты интеллектуальной деятельности и приравненные к ним средства индивидуализации юридического лица, индивидуализации выполняемых работ или услуг, не относимые к имуществу (ст. 128 ГК РФ).
Согласно абз. 2 п. 1 ст. 48 юридическое лицо должно иметь самостоятельный баланс (а учреждение — также и смету его расходов, утвержденную собственником). Порядок ведения бухгалтерского баланса установлен Законом о бухгалтерском учете. Находящееся на балансе организации имущество характеризует его обособленность от имущества учредителей (участников). Однако далеко не всегда балансодержатель является единственным собственником числящегося на его балансе недвижимого имущества (см. п. 11 Постановления Пленума ВАС РФ от 25 февраля 1998 г. N 8). Структурное подразделение юридического лица также может составлять отдельный баланс, который не является самостоятельным, поскольку в нем не отражается ряд затрат, без которых деятельность данного подразделения невозможна. Кроме того, данные подразделения не вправе без согласия юридического лица распоряжаться каким-либо его имуществом.
Самостоятельная имущественная ответственность организации заключается в том, что по своим долгам юридическое лицо отвечает только принадлежащим ему имуществом. Из этого следует, что ни учредители (участники) юридического лица, ни третьи лица не отвечают по обязательствам данной организации. Об исключениях из указанного правила см. комментарий к ст. 56 ГК.
Участие в гражданском обороте и судебных инстанциях от своего имени означает, что юридическое лицо от своего имени может приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права и обязанности, т.е. выступать в гражданских правоотношениях в качестве самостоятельного субъекта права, в том числе в качестве истца или ответчика в суде.
2. В соответствии с п. п. 2 и 3 комментируемой статьи в зависимости от того, какие права сохраняют его учредители (участники) в отношении данного юридического лица или его имущества, юридические лица подразделяются на:
— юридические лица, в отношении которых их участники имеют обязательственные права (хозяйственные товарищества и общества, производственные и потребительские кооперативы);
— юридические лица, на имущество которых их учредители имеют вещное право (государственные и муниципальные унитарные предприятия, а также учреждения);
— юридические лица, в отношении которых их учредители (участники) не имеют имущественных прав (общественные и религиозные организации (объединения), благотворительные и иные фонды, объединения юридических лиц).
Указанная классификация не основана на единых критериях. В первом случае имеется в виду отношение участников к организации как к субъекту права; во втором — отношение учредителей к имуществу юридического лица.
В соответствии с абз. 3 п. 17 Постановления Пленумов ВС РФ и ВАС РФ от 1 июля 1996 г. N 6/8 учредитель (участник) хозяйственного товарищества или общества, внесший в уставный (складочный) капитал не имущество в натуре, а лишь право владения и (или) пользования вещью, может сохранить за собой право собственности или иное принадлежащее ему вещное право при условии, что это прямо закреплено в учредительных документах организации.
Вместе с тем учредитель (участник) хозяйственного товарищества или общества при выходе из данной организации может изъять внесенное им имущество лишь при условии, что такая возможность предусмотрена законом.
3. Кодекс впервые (п. 2 ст. 48) закрепил тот факт, что правоотношения между юридическим лицом и его участниками (членами) по своей сути являются гражданскими правоотношениями.
Требования к печатям:
Основное требование к печати общества — наличие на ней информации о его наименовании. Нельзя размещать на печати изображение Государственного герба РФ. Нарушение данного запрета может повлечь для общества штраф до 150 тыс. руб.
В остальном можно указывать на печати любые сведения. Изготовители печатей, как правило, также предлагают включить в оттиск сведения об ИНН и ОГРН организации.
Цвет печати может быть любой, так как законодательством (в частности, п. 5 ст. 2 Закона об ООО, п. 7 ст. 2 Закона об АО, п. 4 ст. 3 Закона о некоммерческих организациях, п. 3 ст. 2 Закона от 14.11.2002 N 161-ФЗ) не установлены требования к цвету оттиска печати организации.
Сведения о наличии печати должны содержаться в уставе общества (п. 5 ст. 2 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» в редакции Федерального закона N 82-ФЗ).
Вас могут заинтересовать: Услуги по регистрации ООО в Москве.
Несовпадение оттиска печати на документе с иной печатью
Несовпадение оттиска печати на документе с иной печатью, имеющейся у организации, само по себе не свидетельствуют о недействительности документов, поскольку гражданское законодательство не запрещает иметь и использовать в предпринимательской, хозяйственной деятельности несколько печатей, содержащих необходимые реквизиты (Постановление Двенадцатого арбитражного апелляционного суда от 27.02.2018 по делу N А06-1065/2017 (Постановлением Арбитражного суда Поволжского округа от 31.05.2018 N Ф06-33012/2018 данное Постановление оставлено без изменения; Определением Верховного Суда РФ от 17.08.2018 N 306-ЭС18-11831 отказано в передаче дела N А06-1065/2017 в Судебную коллегию по экономическим спорам Верховного Суда РФ для пересмотра в порядке кассационного производства данного Постановления), Постановление Первого арбитражного апелляционного суда от 22.06.2017 по делу N А38-3981/2016).
Печати организации могут иметь различный оттиск (изображение), кроме того, по истечении времени одна печать может быть заменена на другую (Апелляционное определение Московского городского суда от 12.02.2016 по делу N 33-023/2016). Выполнение оттиска печати различными клише не может однозначно свидетельствовать о фальсификации, поскольку у организации может быть не одна печать (Постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 03.06.2019 N Ф06-46648/2019 по делу N А72-16862/2017).
Аналогичные выводы следуют из Постановления Одиннадцатого арбитражного апелляционного суда от 08.04.2019 N 11АП-1479/2019 по делу N А49-10927/2018, Постановления Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 30.04.2019 N 15АП-4130/2019 по делу N А32-33688/2018 (Постановлением Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 07.08.2019 N Ф08-6541/2019 данное Постановление оставлено без изменения), Постановления Восьмого арбитражного апелляционного суда от 07.03.2018 N 08АП-563/2018 по делу N А70-8346/2015 (Определением Верховного Суда РФ от 02.10.2018 N 304-ЭС18-15018 отказано в передаче дела N А70-8346/2015 в Судебную коллегию по экономическим спорам Верховного Суда РФ для пересмотра в порядке кассационного производства данного Постановления).
Риск при изготовлении новых печатей один – если не будет доказательств наличия нескольких печатей, то документ с печатью, в котором проставление печати является обязательным, теоретически может быть признан сфальсифицированным в суде. Чтобы не давать повода для таких заявлений новую печать рекомендуется оформить решением (протоколом) участника (участников) общего собрания –в этом случае все возможные риски будут минимизированы. Это необходимо для того, чтобы зафиксировать наличие у ООО нескольких печатей.
Изготовители предлагают различные способы защиты печатей от подделок, но только за дополнительную плату. В частности, печать может содержать в себе:
- микротекст – символы, высотой не более 0,8 мм. Наиболее распространенный способ защиты;
- макраме – специальный сложный рисунок в виде узорчатой сетки;
- полутоновые рисунки. Это картинки или фотографии, проявляющиеся на оттиске печати в половину тона от глубины основного цвета;
- намеренное искажение шрифта и изображений на печати;
- УФ-метки. Данный способ защиты подразумевает, что эти отметки будут видны только в ультрафиолетовом свете.
Таким образом, если подходить к изготовлению печати при соблюдении всех необходимых требований, то, несмотря на необязательность с точки зрения закона, ее наличие может оказаться серьезным подспорьем в деятельности индивидуального предпринимателя или какой-либо коммерческой структуры.
Подписи уполномоченных лиц организации
В 1С уполномоченные лица – это лица, действующие по доверенности (приказу) от организации. Автоматическое подставление данных об уполномоченных лицах возможно для печатных форм следующих документов:
-
Реализация (акты, накладные)
вид операции
Товары
–
Подписи; -
Реализация (акты, накладные)
вид операции
Услуги
–
Реквизиты продавца и покупателя; -
Счет покупателю
–
Реквизиты продавца и покупателя; -
Счет-фактуравыданный
– поля
руководителя и гл. бухгалтера; -
Корректировкареализации
– вкладка
Дополнительно; -
Оказание производственныхуслуг
– вкладка
Дополнительно; -
Реализация услуг попереработке
– вкладка
Дополнительно.
По умолчанию в формы будут подставляться данные из регистра сведений.
Утверждение годовой бухгалтерской отчетности
В статье рассмотрим что входит в бухгалтерскую отчетность ООО в году, какие сроки сдачи и ответственность.
Каждый год Минфин также публикует Рекомендации аудиторским организациям по проведению аудита годовой бухгалтерской отчетности организаций, содержащие разъяснения по отражению отдельных операций в бухгалтерском учете и отчетности. Данные рекомендации также необходимо учесть при составлении бухгалтерской отчетности ООО.
Бухгалтерская отчетность подразделяется на промежуточную и годовую отчетностью. Промежуточную отчетность организации составляют в том случае, если такая обязанность предусмотрена законодательством РФ.
Имеют ли право налоговые органы требовать проставление печати на бухгалтерском балансе и Отчете о прибылях и убытках?