Назовите основные виды служебных писем и порядок их составления и оформления.

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Назовите основные виды служебных писем и порядок их составления и оформления.». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Существует всего 4 вида речевой деятельности: слушание, говорение, чтение и письмо. Нужно отметить также, что говорение и слушание появилось, безусловно, раньше, чем письмо и чтение. До последнего времени оставались основными первые виды речевой деятельности. Письмо, чтение не только уравнялись, но и стали более популярными и преобладающими. Все это происходит из-за стремительного введения IT-технологий, популяризации Интернета на всей планете, а также из-за развития зависимости от технических средств передачи информации.

Правила оформления делового письма

Хотя электронная переписка используется повсеместно, однако деловые письма всё ещё отправляют и на бумаге. В связи с этим, стоит обращать внимание на внешний вид письма, так как он создаёт первое впечатление о компании-отправителе. Очень важно оформлять деловую переписку с соблюдением следующих правил:

• Печать должна производиться на фирменных бланках из качественной бумаги, на которых разборчиво указывают полные данные отправителя.
• В письмах иностранным партнёрам данные отправителя прописывают на английском языке.
• Перед тем как вкладывать письмо в конверт, его сгибают (лучше 1 раз) текстом внутрь. Очень важные письма отправляют в больших плотных конвертах, чтобы не сгибать лист.
• И на конверте, и в самом письме могут быть указаны все реквизиты, включая фирменный логотип.
• Адрес получателя указывают только на конверте. Если используется конверт с прозрачным окошком, то адрес получателя пишут на самом письме в правом верхнем углу. После этого лист сгибают таким образом, чтоб адрес было видно в прозрачном окошке.
• Адрес отправителя указывается как на конверте, так и на листе письма.

Письмо-просьба и письмо-предложение

Письмо-прошение или письмо для внесения предложения – это такой вид оповещений, который стимулирует получателя к совершению определенных действий, интересующих отправителя письма.

Выделяют основные виды писем-прошений и предложений:

• Письмо-просьба – это сообщение, которое направлено на побуждение к действию или получение важной информации для автора письма. Такое сообщение с просьбой в любом случае требует ответа.
• Письмо, содержащее запрос, – это сообщение, основной целью которого является получение официального подтверждения, важной информации или определенных документов. Как и письмо-просьба, запрос требует ответа.
• Письмо-предложение – сообщение, которое направлено на внесение предложения потенциальному клиенту, партнерской организации либо будущему сотруднику. Такое сообщение с предложением может быть как инициативным, так и отвечать на ранее полученный запрос или просьбу.

1. Бандероль предназначена для пересылки предметов, которые не может вместить письмо. Бандеролью пересылают документы, фотографии, журналы, буклеты и другую печатную продукцию.
2. Заказная бандероль отличается от обычной тем, что получатель должен в обязательном порядке расписаться при ее получении.
3. Заказная бандероль первого класса – наиболее быстрый способ доставки документов и другой полиграфической продукции. Этот вид бандеролей доставляют самолетом, доставку отслеживают при помощи трек-номера, который присваивается при оформлении услуги.
4. Ценная бандероль отличается от предыдущих отправлений наличием сопроводительного документа, в котором указывают ценность пересылаемых бумаг. Эта ценность возмещается Почтой России при их утере или порче.
5. Ценная бандероль первого класса совмещает характеристики предыдущих отправлений, но пересылается при помощи авиапочты.

Письма как вид речевой деятельности

Письмо как вид речевой деятельности занимает лидирующие позиции, так как современные люди проводят все больше времени на работе, а общение в социальных сетях с передачей сообщений все больше вытесняет общение вживую. В современных условиях сложно представить организацию, работа которой не была бы зависима от электронной почты.

Письмо как вид деятельности – весьма эффективный способ коммуникации, но, несмотря на все преимущества, есть и множество его недостатков:

• Получатель отсутствует в момент написания письма, поэтому нет промежуточной обратной связи.
• У автора нет возможности сделать письмо интонированным, поэтому восприниматься получателем оно может неоднозначно. Отправителю приходится дольше и тщательнее подбирать фразы для правильного трактования мыслей.
• Нет возможности у отправителя использовать язык жестов и мимики.

В зависимости от той информации, которую содержит в себе служебное письмо, оно может быть:

1. Сопроводительным. В случае когда содержит в себе сообщение о том, что к нему имеется пакет приложений.
2. Претензионным. То есть в нем выражено недовольство той или иной ситуацией (претензия).
3. Инструктивным. В тексте даны определенные указания.
4. Гарантийным. Отправитель подтверждает исполнение в будущем изложенных в документе обязательств.
5. Информационным. Письмо содержит сведения, которые могут заинтересовать адресата.
6. Рекламным. Предоставляется информация для привлечения к сотрудничеству.
7. Письмом-извещением. Сведения о проведении публичных мероприятий.
8. Письмом-подтверждением. Констатирует факт получения тех или иных документов либо материалов.
9. Письмом-просьбой. В тексте содержится обращение на побуждение адресата к действию.
10. Письмом-сообщением. В нем отправитель предоставляет конкретную информацию, представляющую взаимный интерес для сторон.

Целью этих документов является поддержание связей между организациями или его структурными подразделениями.

История появления деловой корреспонденции

Составление сборников («письмовников»), содержащих образцы документов, началось в России в начале 18-го в. Предшественниками этих изданий были «формулярники», которыми пользовались на Западе еще в 7-м в.

И те и другие справочники содержали в себе описание реквизитов документов, а также их определенную последовательность. Это были своеобразные подручные сборники для писцов. Из них можно было почерпнуть информацию о построении документа, а также ознакомиться с шаблонными наборами выражений и фраз, которые являлись неотъемлемой частью официального этикета.

Одним из видов «письмовников» был «титулярник». В этом сборнике содержались сведения о том, как пишется полный царский титул.

Были в «письмовнике» и требования к почерку писца, а также к цвету и качеству бумаги. Вся корреспонденция отправлялась в конвертах, которые запечатывались сургучом или облатками.

Во времена существования СССР жанр делового письма, принятый в царской России, был попросту отвергнут как пережиток прошлого. Советская власть недооценивала значение деловой корреспонденции. Кроме того, отсутствие конкуренции и свободного предпринимательства лишало необходимости в красноречии и в приведении убедительных доводов партнеру о начале сотрудничества.

Бланк служебного письма

Служебные письма пишут на фирменных бланках организации, специально разработанных для этого вида корреспонденции. Причем в гос. структурах их форму разрабатывает и утверждает специальная служба, а в частных и небольших компаниях – делопроизводитель и утверждает директор.

В обязательном порядке на бланке служебного письма полагается указать следующие реквизиты:

• Название компании (организации, фирмы),
• Отдел, куда направляется служебное письмо,
• Должность исполняющего лица, его ФИО,
• Адрес получателя,
• Дата, исходящий номер письма, а если это письмо-ответ, то и номера и даты тех документов, на которые пишут ответ,
• Заглавие, написанное одной фразой. Если же письмо короткое, то заглавие не требуется.

Проставленные на служебном письме отметки об исполнении, резолюции, подписи руководства также принадлежат к числу реквизитов письма.

Какие ошибки допускают в таких письмах

Ошибки в деловых письмах могут привести к отказу от сотрудничества, поэтому:

• Не используйте сложные термины — пишите просто, чтобы читатель с первого раза понял, что вы от него хотите.
• Не пишите много — подробности ситуации можно выяснить при встрече, а в письме они будут только отвлекать.
• Не повторяйтесь — тавтология увеличивает объем текста и сбивает с толку.
• Не ошибайтесь — проверяйте все имена, цифры, названия перед отправкой сообщения.
• Не употребляйте архаизмы (сей год, каковой, при сем) — эти обороты устарели и они могут привести получателя в недоумение.
• Не используйте фамильярный стиль общения — будьте тактичны и уважительны.

Шаблонные фразы для написания деловых писем

Для письма с докладом о чём-либо:

• Сообщаем, что, к сожалению, не можем…

• Сообщаем, что задержка по отгрузке продукции произошла ввиду…

• Извещаем, что мы…

• Ставим Вас в известность, что Ваше предложение принято на рассмотрение.

• Доводим до Вашего сведения, что…

• Ставим Вас в известность, что руководство компании приняло решение…

Фразы, которые поясняют мотивы (самые распространённые обороты речи, применяемые в начале официального послания):

• В соответствии с письмом заказчика…

• В ответ на Вашу просьбу…

• В соответствии с протоколом…

• В подтверждение нашей договоренности…

• В целях усиления охраны имущества…

• В связи с тяжёлым положением…

• В подтверждение нашего телефонного разговора…

• В связи с проведением совместной деятельности…

• В порядке оказания технической помощи…

Если в качестве отправителя выступает юридическое лицо, то действия следует передавать:

• От третьего лица единственного числа. Например: «Предприятие «Грант» согласно с вашим предложением», «Фирма «Быт» гарантирует» и так далее.

• От третьего лица, но во множественном числе: «Администрация и руководящий состав организации «Меч» убедительно просят».

• От первого лица множественного числа: «Извещаем», «Подтверждаем», «Просим».

Когда отправитель является физическим лицом, действия стоит передавать следующим образом:

• От первого лица единственного числа: «Ставлю Вас в известность…», «Прошу Вас…», «Довожу до Вашего сведения…».

• От первого лица множественного числа: «Поддерживаем…», «Поздравляем…», «Одобряем…», «Мы получили Ваше письмо…».

Бланки делового письма.

Бланк письма – это формат бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации – авторе документа.

Применение бланков значительно ускоряет процесс создания документа (за счет наличия постоянной информации), сокращает трудозатраты на составление, упрощает восприятие информации и повышает культуру управленческого труда. Бланк придает информации официальный характер.

При получении документа, адресованного организации, основное внимание, безусловно, уделяется существу содержащейся в нем информации, однако неизбежно внимание фиксируется и на внешнем виде документа – качестве бумаги, использовании цвета, дизайне логотипа, начертании шрифтов, композиции надписей бланка. По этим признакам складывается впечатление о корреспонденте, степени его солидности, престижности. Необходимо стремиться к созданию запоминающегося бланка, способного оставить благоприятное впечатление об организации, отражающего не только определенную информацию об организации, но и ее стиль. Документы на хорошо оформленных бланках являются составной частью имиджа организации, его своеобразной визитной карточкой.

Требования к бланкам организационно-распорядительных документов установлены следующими документами: 1) ГОСТ Р. 6.30-2003. «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»; 2) Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Росархива 27.11.2000 № 68.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации может включать:

• Государственный герб РФ или герб субъекта РФ (только для государственных предприятий);

• эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания);

• код организации;

• наименование организации;

• справочные данные об организации;

• дату документа;

• регистрационный номер документа;

• ссылку на регистрационный номер и дату документа;

• место составления или издания документа (при необходимости).

ГОСТ Р. 6.30-2003 предусматривает расположение реквизитов бланка в двух вариантах: продольным и угловым.

В первом случае все реквизиты бланка располагают вдоль и их выравнивают либо по ширине, либо по центру.

При угловом расположении реквизитов они занимают площадь 73 х 88 мм в левом углу листа и выравниваются либо по левому полю, либо по центру отведенной площади.

Для изготовления бланков используют бумагу формата АЧ (210 х 297 мм) и А5 (210 х 148 мм). Применение того или иного формата определяется объемом подготавливаемого документа. Меньший формат предназначен для документов, текст которых имеет небольшой (до семи строк) объем; использовать для таких документов формат АЧ нерационально.

Допускается изготавливать бланки типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа. Исключение составляют бланки организаций с изображением Государственного герба РФ или гербов субъектов РФ. Распечатка бланков с компьютера очень экономична для небольших организаций, но не защищает от подделок. Типографские бланки в этом смысле более надежны. Кроме того, для защиты бланков от недобросовестного использования некоторые организации заказывают в типографиях нумерационные бланки и ведут тщательный учет их расходования. С этой же целью государственные и муниципальные учреждения используют для разных видов документов бланки разных цветов.

На бланках изготавливают только первую страницу документа, для изготовления последующих страниц используют стандартные листы бумаги. Если документ подлежит рассылке в несколько адресов, то на бланке создают каждый экземпляр документа.

Пример бланка служебного письма (продольное расположение реквизитов).

Рекомендации по построению фраз.

Составителю письма нетрудно будет построить фразу, если он располагает набором готовых, проверенных долголетней практикой конструкций.

Для объяснения мотивов того или иного действия, той или иной реакции используются следующие выражения:

• В связи с отсутствием финансовой помощи…;

• В связи со сложной экономической ситуацией…;

• В порядке проведения совместной работы…;

• В соответствии с Вашим письмом…;

• В соответствии с протоколом…;

• В ответ на Ваше обращение…;

• В подтверждение нашей договоренности…;

• В целях усиления ответственности…;

• На Ваше обращение… и т. д.

Если составляется письмо-просьба, то используются такие выражения:

• Просим оказать содействие.

• Просим выслать в наш адрес…;

• Просим принять участие…;

• Прошу принять меры…;

• Прошу принять к сведению…;

• Прошу довести до сведения…;

• Прошу ликвидировать задолженность… и т. д.

Сопроводительные письма обычно начинаются со слов:

• Направляем информацию…;

• Возвращаем справочные материалы…;

• Высылаем подписанный с нашей стороны договор…;

• Посылаем справочную литературу… и т. д.

Письма-подтверждения начинаются так:

• Подтверждаем…;

• С благодарностью подтверждаем…;

• Фирма «Кристалл» подтверждает… и т. д.

В письмах-напоминаниях используются такие модели:

• Напоминаем, что…;

• Напоминаем Вам, что…

В письмах-извещениях – такие:

• Сообщаем, что…;

• Ставим Вас в известность, что…

Письмо-гарантия может содержать следующие фразы:

• Оплату гарантируем…;

• Качество изделий гарантируем…;

• Сроки выполнить гарантируем… и т. д.

Письма-приглашения могут начинаться со слов:

• Приглашаем принять участие…;

• Просим направить представителя… и т. д.

Отказ в просьбе и отклонение предложения строятся по таким моделям:

• Ваше предложение отклоняется по следующим причинам…;

• Направленный в наш адрес проект плана совместных действий изучен. Считаем его неприемлемым по следующим причинам…;

• На Ваше обращение о совместной работе считаем…

Заключительными словами текста письма могут быть следующие:

• Убедительно просим Вас выделить 1 млн руб. На проведение бала выпускников.

• Убедительно просим направить в наш адрес информацию.

• Убедительно просим Вас не задерживать ответ.

• Просим извинить за задержку с ответом.

• Надеемся, что наша просьба будет выполнена.

Рассмотрим, какие основные реквизиты должны быть отражены в исследуемом документе.

Служебные письма составляются на фирменном бланке организации, специально созданном для этого вида корреспонденции. Структуры разрабатываются и утверждаются специальной службой.

Необходимо непременно указывать следующие реквизиты служебного письма:

• заглавие компании (организация, компания);
• отдел, в который отправляется официальное письмо;
• должность исполняющего лица, его полное имя и фамилия;
• адрес получателя;
• дата, исходящий номер письма и, если это ответное письмо, то номера и даты тех документов, на которые был написан ответ;
• заглавие должно быть написано в одном предложении. Если письмо небольшое, то заглавие не требуется.

Отмеченные на письме знаки и резолюции о получении также относятся к деталям письма.

Детальная информация о «номере исходящего и входящего документа» записывается в журналах исходящей и входящей корреспонденции.

Основные ошибки в оформлении делового письма

При составлении письма на имя компании или конкретно ее руководителя часто допускаются типичные ошибки. Они портят впечатление об отправителе и даже могут стать причиной для отказа в сотрудничестве.

Самые распространенные варианты приведены в списке:

• излишняя развернутость – писать необходимо только важные факты и аргументы;
• использование сложных терминов – лучше обходить стороной терминологию, приводя их общепринятые аналоги;
• тавтология – повторы нарушают органичность текстовой части;
• склонность к применению лишних слов – не стоит без надобности вписывать многочисленные прилагательные;
• устаревшие обороты – такие фразы как «сего года» или, например, «означенный» негативно воспринимаются при прочтении;
• похожие по написанию, но различные по значению слова – такие ошибки встречаются в текстах крайне часто (например, «представление» и «предоставление»);
• ошибки в числительных;
• двойные кавычки.

Все перечисленное затрагивает грамматику. Кроме этого, встречаются и ошибки иного типа:

• перемена местами структурных частей документа;
• несоблюдение правил оформления;
• использование в письме фамильярных обращений;
• неполные реквизиты.

Похожие записи:

• Расчет алиментов для неработающего в 2023 году
• Выплаты на детей в приемных семьях: кому сколько положено
• Бесплатная земля в России в 2023 году: условия, как получить